Hankintaryhmä on ryhmä henkilöitä organisaatiossa tai yrityksessä, jolla on valtuudet ja velvollisuus hankkia tai hankkia tietty tuote tai tuotesarja. Hankintaryhmä voi koostua organisaation eri osastojen henkilöistä, joten jokainen henkilö voi edustaa kyseisen osaston henkilöstön tarpeita ja voi auttaa päätöksenteossa. Ryhmään voivat kuulua myös ne, joilla on budjettivaltaa, ja ne, jotka ovat hankittavan materiaalin asiantuntijoita. Jos esimerkiksi ostetaan uusia tietokoneita, tietokonetta käyttävän osaston edustaja voi työskennellä yrityksen tietotekniikkaosaston kanssa osana hankintaryhmää.
Ryhmän vastuu voi alkaa tunnistamalla tarve, joka on täytettävä. Jotkut ryhmät esimerkiksi arvioivat yrityksen tietokonetilannetta määrittääkseen, onko uusia tietokoneita ostettava ja milloin. Muissa tapauksissa hankintaryhmää ei kuitenkaan koota ennen kuin kysyntä on jo tunnistettu, ja ryhmän tehtävänä on yksinkertaisesti valita sopivat tuotteet yrityksen tarpeisiin.
Hankintaryhmä tekee sitten tutkimuksia selvittääkseen, mikä tuote vastaa parhaiten yrityksen tarpeita. Tämä voi sisältää yhteydenpitoa myyntiedustajiin sekä osallistumista messuille tai näytteenottoa sen määrittämiseksi, ovatko nämä tuotteet tehokkaita vai eivät. Se voi sisältää myös henkilökohtaisen ja online-tutkimuksen tekemistä hinnoittelusta, asiakaspalvelusta, tuotteen laadusta ja muista muuttujista, jotka vaikuttavat siihen, olisiko tietty tuote hyvä ostos vai ei.
Ryhmällä voi olla tietty budjetti, jonka sisällä sen on toimittava. Ryhmän on otettava tämä ja muut yrityksen viranomaisten asettamat parametrit huomioon. Sen on sitten tehtävä päätös tai suositus tekemänsä tutkimuksen sekä sille asetetun talousarvion ja siihen liittyvien rajoitusten perusteella.
Hankintaryhmät voivat olla vastuussa oston tosiasiallisesta suorittamisesta ja/tai ostosopimusten varmistamisesta valitsemansa tuottajan tai toimittajan kanssa. He voivat myös antaa suosituksia hankittavista tai ostettavista tavaroista ja toinen osasto tai osasto voi sitten tehdä lopullisen todellisen oston. Joillakin hankintaryhmillä on lopullinen valta, kun taas toisten on neuvoteltava yrityksen ylemmän johtajan tai henkilön kanssa ennen kuin he voivat tehdä ostoksen tai sopimuksen tavaroiden myynnistä.