Pienet käteisrahat ovat pieni määrä rahaa, jonka yritys pitää käsillä epäolennaisiin kuluihin. Pienen käteisen täsmäytys on prosessi, jossa tarkastellaan pienien käteismenojen tuloja ja sovitetaan kokonaissumma takaisin alkuperäiseen käteismäärään. Toimenpiteisiin kuuluu usein yksittäisten pienien käteispyyntöjen tarkastelu, käytettyjen kuittien analysointi, käteisen tasapainotus, päiväkirjamerkintöjen lähettäminen ja rahan täydennys. Kirjanpito -osasto hoitaa yleensä nämä tehtävät, vaikka pienet yritykset voivat luottaa omistajiin tai sihteeriin.
Useimmat yritykset vaativat työntekijöitä täyttämään pienen asiakirjan tai vaatimaan pientä käteistä. Tämä saattaa vaatia johtajan valtuutuksen, jotta yritys välttää antamasta rahaa muihin kuin liiketoimintatarkoituksiin. Tämä auttaa myös kirjanpitäjiä seuraamaan, kenellä on pieniä käteisvaroja, ja seuraa näiden henkilöiden kanssa varmistaakseen, että työntekijä ei varasta rahaa. Pienikassapyyntö palautetaan myös kirjanpitäjälle yhdessä jäljellä olevan käteisen ja ostokuitin kanssa pientä käteisvarojen täsmäytystä varten.
Kirjanpitäjien on analysoitava kuitit huolellisesti, kun he suorittavat pienen käteislaskennan. Tämä antaa kirjanpitäjille mahdollisuuden selvittää, käytettiinkö rahat väärin tai että yritys ei tarvinnut ostettuja tavaroita. Yksittäisten kuittien täsmäyttämisen perusprosessi on sovittaa alkuperäinen rahanpyyntö jäljellä olevaan käteiseen ja kuittiin. Kun kirjanpitäjä on valmis, se sovittaa yhteen kaikki pienet käteisvarat.
Pienen käteisen täsmäytys käsittää pienen kassan alkutaseen ottamisen ja kokonaiskustannusten vähentämisen palautettujen kuittien perusteella. Kirjanpitäjä voi sitten laskea yhteen laatikossa olevat rahat ja verrata niitä laskettuun lukuun. Jos luvut täsmäävät, pienet käteisvarojen täsmäytykset on saatu päätökseen. Erot saattavat vaatia kirjanpitäjää löytämään virheen ja selvittämään, onko käteinen suurempi tai pienempi kuin laskettu luku. Yritykset eivät ehkä näe näitä eroja olennaisina, mikä johtaa epätäydelliseen sovintoon.
Kun kuittien täsmäytysprosessi on valmis, kirjanpitäjä luo päiväkirjamerkinnän kulujen kirjaamiseksi kirjanpitoon. Suuret organisaatiot voivat kirjata summan eri kulutilille. Pienyritykset saattavat haluta erottaa nämä menot, jotta niillä ei ole suuria sekalaisia kulutilejä. Kun kirjanpitäjä on lähetetty, kirjanpitäjä tekee pyynnön täydentää pieniä käteisvaroja. Tämä tarkoittaa tyypillisesti sekkipyynnön lähettämistä ostoreskontraosastolle, luvan pyytämistä omistajalta tai johtajalta ja shekin lunastamista yrityksen pankissa. Rahat menevät sitten kassalle tulevaa käyttöä varten.