Automaattinen posti on liiketoimintatyökalu, jonka avulla voidaan käsitellä suuria määriä postia suhteellisen helposti. Jotkut yritykset käyttävät laitteita ja henkilöstöä käsitelläkseen tämän mittakaavan postin käsittelyä, kun taas toiset yritykset ulkoistavat nämä toiminnot myyjille, jotka keskittyvät erityisesti suoramainontakampanjoiden käsittelyyn, postilähetysten säännölliseen jakeluun asiakkaille ja muihin käynnissä oleviin projekteihin. Automaattisen postin tarkoitus on käsitellä posti nopeasti ja tehokkaasti, mikä vähentää kuluja, jotka liittyvät kunkin yksikön luomiseen ja jakeluun.
Yksi esimerkki automaattisen postin käytöstä on suoramainontakampanjan luominen ja toteuttaminen. Nopeuttaakseen suuren määrän myynninedistämistarkoituksia, kuten kirjeitä tai postikortteja, lähettämistä postitse lähettäjä käyttää usein sähköisiä menetelmiä käsitelläkseen, lajitellakseen ja muuten valmistellakseen lähetykset. Näitä ovat postin skannaus, täydentävien faksi- ja sähköpostiviestien luominen osana kampanjaa ja näiden sähköisten muotojen jakelu sekä suoramainonta.
Tietokoneohjelmistoa käytetään postimerkkien luomiseen tai vastaanottajien nimien ja osoitteiden tulostamiseen itse lähetyksiin. Lajittelukoneet mahdollistavat postitusten erottamisen postinumeron mukaan, mikä puolestaan helpottaa joukkopostitushintojen käyttöä. Monet automatisoidut postistrategiat käyttävät myös lasertulostustekniikkaa sopivan määrän postikulujen jakamiseksi osana lajitteluprosessia, jolloin palaset ovat valmiita lähetettäväksi suhteellisen lyhyessä ajassa.
Automaattisen postin etuna on, että on mahdollista valmistaa ja lähettää kymmeniä tuhansia postilähetyksiä murto -osassa ajasta, joka kuluu samojen lähetysten valmistamiseen käsin. Postilähetysten luonteesta riippuen automatisoitujen työkalujen käyttö antaisi yritykselle mahdollisuuden käsitellä enemmän lähetyksiä tunnissa kuin kymmenen – viidentoista hengen ryhmä voisi käsitellä useita työpäiviä. Tämä merkitsee huomattavia säästöjä yritykselle ja vapauttaa arvokkaita henkilöstöresursseja keskittymään muihin tärkeisiin toimintoihin.
Jotkut yritykset haluavat luoda oman postinlajittelulaitoksen omaan käyttöönsä, kun taas toiset käyttävät automaattisia postipalveluja suoramainontakampanjoidensa ja muiden joukkopostitustensa hoitamiseen. Monet näistä yrityksistä ylläpitävät luetteloita asiakkailleen sekä todisteita aiemmista kampanjoista laadituista asiakirjoista. Tämä mahdollistaa sen, että asiakas voi nopeasti koota uuden suoramarkkinointikampanjan käyttämällä aiempien joukkolähetysten elementtejä suhteellisen pienillä kustannuksilla. Koska monet näistä palveluista veloittavat kiinteän hinnan kappaleelta, joka sisältää tulostuksen, vedonlyönnin, osoitteen, postimaksun ja jopa postitoimituksen, postitusprojektin kustannukset on helppo laskea muutamassa minuutissa.
Toinen automaattisen postipalvelun käytön etu on, että monet tarjoavat volyymialennuksia. Kun asiakas päättää lähettää enemmän kopioita samasta kappaleesta, postitushinta laskee. Tämä voi antaa yrityksille mahdollisuuden tarkentaa edelleen kustannuksiaan suoramainonnasta tai jopa postilähetysten lähettämisestä nykyisille asiakkaille jatkuvasti.