Kutistustiedosto on organisaation voimavara joko kotona tai toimistossa. Se voi auttaa “kutistamaan muistiasi” varmistamalla, että kaikki tarvittavat asiat on arkistoitu tiettynä päivänä, ja se on usein ylivoimainen organisaatiotyökalu kuin mikä tahansa paperi- tai sähköinen suunnittelija, koska sen avulla voit seurata pieniä paperinpalasia, kuten käyntikortteja tai laskuja, jotka tavallisesti häviävät järjestäjälle tai joita ei voida lähettää sähköisesti.
Kutistamisen perustiedosto voi olla harmonikka, laajennettava, pahvipidike tiedostoille tai pieni muovinen kansio. Nämä ovat halvalla hankittuja, ja niiden on kyettävä pitämään 43 manila -tiedostoa. Tämä määrä kattaa 12 kuukautta vuodessa ja 31 päivää kuukaudessa. Yleensä työskentelet kuukauden kerrallaan ja arkistoit kaikki tarvitsemasi tiedot myöhempien kuukausien aikana kuukauden kansioon.
Tiedostot kullekin tietylle päivälle, kuten päivän esityslista, kaikki muistutukset kokouksista, joihin sinun on osallistuttava, tai puhelut, jotka sinun tulee soittaa, ja mahdollisesti tehtävälista. Suurin osa tiedoista säilytetään hakemistokorteissa, mutta voit myös säilyttää paperiarkkeja. Kun työskentelet projektissa, jonka määräaika on määrätty, voit sijoittaa materiaalisi kyseiselle päivämäärälle tai muutamaa päivää ennen, jotta voit olla varma, että työsi tehdään ajoissa. Joka päivä et vain tarkista päivän kutistustiedostoasi, vaan myös muutama päivä eteenpäin varmistaaksesi, että sinulla on kaikki tehtävälistallasi. Voit jopa säilyttää kaiken, mitä saat päivän aikana, seuraavan päivän tickler -tiedostossa, joka muistuttaa sinua tallentamaan sen.
Myyjät ja kaikentyyppisten yritysten ihmiset voivat pitää kutistustiedoston järjestyksessä. Usein matkustavat ihmiset pitävät erityisesti niiden käytöstä, koska he ovat yleensä melko kevyitä ja helposti siirrettäviä. Voit jopa säilyttää matkustusasiakirjasi tickler -tiedostossa, jotta ne ovat valmiina ja odottavat päiviä, jolloin sinun täytyy lentää, vuokrata autoja tai kirjautua hotelleihin.
Kotona tickler -tiedosto voi olla yhtä hyödyllinen. Jos sinulla on vaikeuksia laskujen maksamisessa ajoissa, voit jättää laskusi viikkoa tai kaksi ennen niiden maksamista tiedostoosi, jotta et viivästyisi maksamasta niitä. Voit myös säilyttää kuponkeja näissä tiedostoissa, seurata omia tai lastesi tapaamisia ja jatkaa tehtävälistoja.
Helpoin tapa pitää tickler -tiedosto järjestyksessä on tarkistaa tiedosto päivän alussa ja sitten päivän lopussa varmistaaksesi, että olet tehnyt kaiken tarvittavan. Kun olet täyttänyt kaikki kyseisen päivän vaatimukset, siirrä kyseisen päivän tiedosto seuraavan kuukauden kansioon ja tarkista seuraavan kuukauden kansiosta, onko kaikki sen sisältämä tiedosto tallennettava juuri käyttämääsi kansioon. Sinun on varmistettava, että päivität tiedostosi jokaisen päivän lopussa tai seuraavan päivän alussa. Jos pidät itsesi järjestyksessä tällä tavalla, sinulla on hyödyllisiä resursseja kotiin, kouluun tai toimistoon.