Operatiivinen skenaario on osa erittäin monimutkaista kenttää, jota kutsutaan skenaariosuunnitteluksi. Prosessi alkaa tavoitteella, kuten testata kuluttajien reaktio uuteen tuotteeseen tai nähdä organisaation valmius käsitellä kriisi. Seuraavaksi kerätään tietoja koehenkilöstä. Sitten skenaarion tekijät määrittävät käytettävissä olevien tietojen perusteella, millaisia asioita ovat mahdolliset tulokset. He rakentavat operatiivisen skenaarion kohteen tavoitteen testaamiseksi. Suunnittelijaryhmän ulkopuoliset ihmiset siirtyvät sitten skenaarion läpi ikään kuin se todella tapahtuisi.
Tämä prosessi alkoi eräänlaisena sotilastiedustelun keräämisenä ja koulutuksena. Armeija voisi suunnitella sotapelejä, jotka simuloisivat reaalimaailman olosuhteita nähdäkseen, miten kohteet hallitsivat stressiä. Nämä pelit antoivat kaksi suurta tietoa. Ensinnäkin vastuuhenkilöt pystyivät näkemään tarkasti asianosaisten vahvuudet ja heikkoudet ja antamaan heille vastaavat tehtävät sen mukaisesti. Toiseksi valmiutta odottamattomiin strategioihin voidaan testata turvallisessa, mutta silti tarkassa tilanteessa.
Nämä periaatteet tulivat yksityiselle sektorille skenaarioiden suunnittelun alalla. Sotastrategiasta siirtymisen ulkopuolella nämä kaksi kenttää ovat edelleen hyvin samankaltaisia. Prosessin lopullinen tavoite on operatiivinen skenaario. Tämä on todellinen kokeilu todellisten ihmisten ja todellisten toimintojen kanssa, mutta se on kaukana ensimmäisestä askeleesta.
Ennen kuin operatiivinen skenaario voi alkaa, on tärkeää tietää mahdollisimman paljon tietoa tilanteesta. Katastrofivalmiustilanteessa skenaarioiden suunnittelijoiden on tiedettävä tarkalleen, mitä pitäisi tapahtua nähdäkseen, mitä voi tapahtua. Jos rakennuksessa on useita kerroksia tarpeetonta tehoa, skenaarioiden suunnittelijoiden on otettava tämä huomioon; Muussa tapauksessa operatiivinen skenaario ei ole tarkka.
Skenaario on rakennettu kerroksittain “jos sitten” -lausekkeisiin. Rakentajat tarkastelevat kaikkia mahdollisia osallistujien toimia ja määrittävät, miten skenaario reagoi niihin. He tutkivat myös yleisiä vastauksia odottamattomien toimien tai suunnitelmien kattamiseksi. Prosessi päätyy kuvaannolliseksi vaihtoehtojen sokkeloksi; jos X henkilö tekee Y, niin Z tapahtuu.
Viimeisenä askeleena ryhmä ihmisiä sijoitetaan tilanteeseen, joka jäljittelee mahdollista todellista tilannetta. Osallistujat liikkuvat operatiivisessa skenaariossa ikään kuin se olisi todellinen, ja tekevät jokaisen päätöksen ikään kuin sillä olisi todellisia pitkän aikavälin seurauksia. Yllä olevassa katastrofiskenaariossa ihmisten on pysyttävä viileinä, otettava yhteyttä tarvittaviin viranomaisiin, vältettävä välittömiä uhkia ja niin edelleen. Usein nämä ovat jatkuvia testikerroksia; kun yksi tilanne on voitettu, toinen esiintyy heti.