Työntekijöiden käyttö on osoitus siitä, kuinka tehokkaasti yritys käyttää henkilöstöään. Se määritetään tarkastelemalla sitä, kuinka paljon aikaa työntekijät käyttävät tiettyihin tehtäviin ja tehtäviin prosentteina heidän työajastaan. Alhainen tehokkuus viittaa siihen, että työntekijät voivat olla käyttämättömiä työssään, mikä maksaa yritykselle rahaa. Tämä voi myös lisätä tyytymättömyyttä, sillä tylsistynyt, levoton henkilökunta on yleensä vähemmän tyytyväinen työhönsä. Konsultit voivat auttaa yrityksiä, joilla on vajaakäytetty henkilöstö, määrittämään, miten henkilöresursseja voidaan käyttää tehokkaammin.
Tämä lähestymistapa johtamiseen edellyttää, että työntekijät pitävät tarkkaa kirjaa toiminnastaan. Sen sijaan, että käyttäisi perusaikaa työssä vietetyn ajan seurantaan, yritys voi pyytää henkilöstöä kirjaamaan aikaa tiettyjen projektien yhteydessä. Aikakello seuraa edelleen kokonaistyötunteja, mutta yksityiskohtaiset lokit osoittavat, mitä työntekijät tekevät ja milloin. Jotkut työpaikat helpottavat tällaista kirjaamista enemmän kuin toiset. Esimerkiksi lakitoimistossa henkilökunta on tottunut seuraamaan laskutettavia tunteja asiakkaan tai työn mukaan.
Työntekijöiden käyttöarvioinnissa johtajat voivat tarkastella, kuinka paljon aikaa työntekijät käyttävät eri tehtäviin. Jonkin verran käyttämätöntä aikaa voidaan odottaa hoitavan rutiinitehtävät ja ylläpitotoimet, kuten pöydän siivoaminen ja toimistokokouksiin osallistuminen, jotka eivät koske tiettyä työtä. Jos työntekijä viettää paljon aikaa käyttämättömänä tai työskentelee määrittelemättömien projektien parissa, häntä ei hyödynnetä hyvin. Yritys voi tuhlata rahaa, eikä työntekijän taitoja hyödynnetä hyvin.
Yksi työkalu työntekijöiden käytön lisäämiseksi on joustava ajoitus, jossa työntekijät kehittävät henkilökohtaisia aikatauluja. Tämä voi sisältää mahdollisuuksia työskennellä kotoa tai muuttaa aukioloaikoja tiettyjen hankkeiden tarpeiden mukaan. Henkilöt, joilla on erityistaitoja, voidaan myös siirtää osastoille, joissa heitä käytetään todennäköisemmin. Johtajia ja aikatauluttajia voidaan myös muistuttaa käyttämään erikoistuneita ihmisiä sen sijaan, että he luottaisivat yleisiin työntekijöihin tehtävissä, jotka saattavat vaatia enemmän kokemusta ja koulutusta.
Asianmukainen projektinhallinta, delegointi ja aikataulutus ovat myös tärkeitä työntekijöiden hyödyntämiselle. Jos projektipäällikkö ei luo toimivaa aikataulua hankkeelle, ihmiset voivat jäädä käyttämättä eri paikoissa odottamaan työtä. Tämä voi sisältää ihmisiä, jotka odottavat toisen henkilöstön suorittavan tehtävänsä, tai henkilöstöä, joka on pakko olla käyttämättömänä projektin ongelmien aiheuttamien viivästysten vuoksi. Mahdollisuus siirtää työntekijöitä uudelleen, jos heitä ei käytetä tällaisissa tilanteissa, voi auttaa lisäämään työntekijöiden käyttöä.