Videoneuvottelun suurimmat edut ovat tehokkuus ja hinta. Videoneuvottelussa kenenkään ei tarvitse matkustaa tietokoneen näytön ulkopuolelle. Osallistujat voivat kirjautua sisään mistä tahansa, ja tavallisesti tarvitaan vain perustietokonetekniikka ja jonkinlainen videoneuvotteluohjelmisto. Kustannussäästöt ovat yleensä suuria. Matkustamiskustannusten ja kulkuneuvon kulujen säilyttämisen lisäksi säilytetään myös kokoustilat, joita ei tarvitse vuokrata, varata tai ylläpitää.
Internetin yleistymisen myötä videoneuvottelujen käyttö verkossa on kasvanut yhä suositummaksi liike -elämässä. Videoneuvottelujen avulla yritykset, järjestöt ja muut kaupalliset ryhmät voivat lähettää konferenssinsa verkossa reaaliajassa. Tämä mahdollistaa paljon vankemman osallistumisen sekä etäosallistujilta että paikallisilta osallistujilta, joilla ei ehkä ole aikaa lähteä toimistoistaan tai matkustaa ympäri kaupunkia.
Videoneuvottelujen alkuaikoina leimasivat videokomponentit muuten tosielämän kokouksiin. Tällaisten videoneuvottelujen edut ovat edelleen voimassa ja ovat edelleen käytössä. Monet suuret konferenssit ovat simulcast- tai webcast -lähetyksiä suoratoistoversioina verkossa, jotta etäyhteys voidaan suorittaa. Osallistujat, jotka katsovat näitä online-videoneuvotteluja, voivat yleensä osallistua sähköpostitse moderaattorille tai videoneuvottelusivuston interaktiivisten chat-ominaisuuksien kautta.
Videoneuvottelun edut ovat vain laajentuneet tekniikan muuttuessa. Vaikka webcast -lähetykset ovat edelleen yleisiä tapoja käyttää videoneuvottelutekniikkaa etäosallistujien integroimiseksi, tekniikkaa käytetään myös yksinomaan etäosallistujien yhdistämiseen. Yksi videoneuvotteluohjelmiston tärkeimmistä eduista on kyky järjestää yksinomaan online -kokouksia ja -konferensseja.
Videoneuvottelujärjestelmät eivät yleensä ole monimutkaisia, ja onnistuneen verkkokokouksen järjestämiseen tarvitaan suhteellisen vähän videoneuvottelulaitteita. Yleensä tarvitaan vain Internet-yhteensopiva tietokone, verkkokamera ja jonkinlainen videoneuvotteluohjelmisto. Valittavana on yleensä melko paljon ohjelmistopaketteja ilmaisista verkkopohjaisista ohjelmista turvallisempiin, salasanasuojattuihin sovelluksiin. Jotkin neuvotteluohjelmat pystyvät muuttamaan matkapuhelimet mobiilitoimistoiksi, ja useimmat mahdollistavat pääsyn mistä tahansa, missä on Internet -yhteys.
Yksi videoneuvottelun tärkeimmistä eduista on kyky kerätä nopeasti ihmisiä eri paikoista ja aikavyöhykkeistä. Useimmat ohjelmistot luovat virtuaalisen “kokoushuoneen”, jossa osallistujat voivat kirjautua sisään, aktivoida verkkokameroitaan ja osallistua ja olla vuorovaikutuksessa keskenään ikään kuin he olisivat kaikki samassa huoneessa. Videoneuvottelut voidaan suunnitella pyöreän pöydän keskusteluksi tai yhden tai useamman henkilön esitykseksi. Suurimman osan ajasta osallistujat voivat keskustella näkyvästi toistensa kanssa videon välityksellä, eikä heitä siirretä chat-huoneisiin tai sähköpostiviesteihin. Osallistujat voivat myös helposti ladata ja ladata asiakirjoja videoneuvottelun aikana.
Toinen videoneuvottelun etu on valmis kyky arkistoida prosessit. Suurimman osan ajasta videoneuvottelut voidaan tallentaa, varmuuskopioida ja tarkistaa myöhemmin. Näin yritykset voivat pitää kirjaa kaikista kokouksessa tehdyistä tai päätöksistä tarvitsematta nimetä yhtä osallistujaa sihteeriksi tai kirjaajaksi.
Yhä useammat yritykset valitsevat videoneuvotteluja perinteisten konferenssien sijaan sekä keinona säästää rahaa että parantaa työntekijöiden tuottavuutta. Tämän ansiosta useammat ihmiset voivat usein osallistua, pienillä tai ilman kustannuksia kenellekään. Vaikka jotain häviää ilman todellisia kasvokkaita kohtaamisia, yrityksille, joilla on toimistoja useissa kaupungeissa tai jopa useissa maissa, videoneuvottelun etuja on vaikea voittaa.