Ohjelmanhallinta on yhden tai useamman ohjelman organisointi ja hallinnointi. Tämä sisältää yleensä kaikki ohjelman näkökohdat, mukaan lukien budjetointi, toiminta ja tarkastelu. Ohjelman onnistunut hallinta edellyttää organisaatiota, hyvää viestintää ja huomiota yksityiskohtiin.
Termit ohjelmanhallinta ja projektinhallinta käytetään usein keskenään. Vaikka monet vastuut ja toiminnot ovat samat, nämä kaksi tehtävää eroavat toisistaan. Ohjelmanhallinnalla tarkoitetaan yleensä pysyvää tai vähintään useita vuosia kestävää aloitetta. Projektinhallinnalla tarkoitetaan yleensä projektin johtamista, jolla on määritetty aloitus- ja päättymispäivä ja jotka koostuvat melko konkreettisista suorituksista.
Ohjelmajohtajien on usein johdettava useita lyhyen aikavälin hankkeita tai aloitteita, jotka kuuluvat heidän ohjelmiensa alaisuuteen. Esimerkiksi yritys voi käynnistää kanta -asiakasohjelman. Tämä voi koostua usein ostajakorttien myöntämisestä, syntymäpäiväviestien lähettämisestä toistuville asiakkaille ja etujen, kuten erikoismyynnin tai ilmaisen toimituksen tarjoamisesta huippuasiakkaille. Jokainen näistä aloitteista on erillinen hanke valmisteluvaiheessa, mutta hankkeiden on toimittava yhdessä onnistuneen ohjelman luomiseksi.
Hyvän ohjelmanhallinnan komponentteja ovat tavoitteiden asettaminen, suunnittelu, organisointi ja tehokas toteutus. Vahvat ohjelmapäälliköt voivat seurata yksittäisiä tehtäviä ja yksityiskohtia ja varmistaa, että kaikki suoritetaan oikein ja ajallaan. Samalla heidän on aina pidettävä mielessä kokonaiskuva ja pystyttävä sopeutumaan muuttuviin prioriteetteihin. Heidän pitäisi myös olla hyviä neuvottelijoita, jotka voivat työskennellä hyvin muiden osastojen ja sidosryhmien kanssa.
Ohjelmanhallinta kattaa laajan tehtävän. Näiden johtajien on asetettava, seurattava ja hallittava esimerkiksi ohjelman budjettia. Heidän on myös valittava toimittajat suorittamaan kaikki ulkoistetut toiminnot, ja heidän on ehkä valvottava henkilöstöä. Jos ohjelmaa säätelee ulkopuolinen lähde, kuten valtion virasto, niiden on varmistettava, että ohjelma noudattaa kaikkia viraston asettamia sääntöjä ja rajoituksia. He voivat joutua myös aika ajoin raportoimaan ohjelman taloudellisesta tai toiminnallisesta tilasta.
Ohjelmanhallinta tarkoittaa monissa tapauksissa myös ohjelman etujen edistämistä – sekä sisäisille että ulkoisille sidosryhmille. Esimerkissä kanta -asiakasohjelmasta ohjelman johtajan olisi löydettävä tapa ilmoittaa asiakkaille ohjelmasta ja vakuuttaa heidät rekisteröitymään. Hänen on ehkä myös vakuutettava yrityksensä talouspäällikkö siitä, että ohjelma tuottaa riittävästi lisämyyntiä kompensoimaan ohjelman käyttökustannukset ja alennusten tarjoamisen. Jos ohjelma vaatii yrityksen työntekijöiltä lisätyötä, ohjelmapäällikön on ehkä näytettävä operatiiviselle päällikölle, kuinka tämä ylimääräinen ponnistus hyödyttää lopulta hänen myymäläänsä tai osastoaan.