Kulutusanalyysi on menetelmä, jota yritykset käyttävät seuratakseen, miten yritys käyttää rahaa, ja lopullisena tavoitteena on vähentää menoja. Tiedot toimittajista, ostoista ja tilauksista järjestetään ja analysoidaan sitten mallien varalta. Valtavien tietomäärien vuoksi useimmat yritykset käyttävät kulutusanalyysiin erikoistuneita ohjelmistoja.
Tietojen kerääminen ja analysointi on vaikeampaa kuin aluksi näyttää. Jotta kulujen analysointi olisi tehokasta, yrityksen kulutusmallien kaikki näkökohdat on otettava huomioon. Nämä tiedot tallennetaan yleensä erillisiin tietokonejärjestelmiin yrityksen jokaisessa osastossa. Osastot voidaan erottaa sekä etäisyydellä että kielellä. Kaikkien näiden tietojen kerääminen ja järjestäminen käyttökelpoiseen muotoon vie paljon aikaa ja rahaa.
Suuri osa monimutkaisuudesta voidaan poistaa käyttämällä ohjelmistoa kulujen analysoinnin helpottamiseksi. Ensimmäinen kulutusanalyysiohjelmisto luotiin 2000 -luvun alussa. Vaikka ohjelmisto on edelleen erittäin kallista, se poistaa työvoiman tarpeen ja luo helpon käyttöliittymän tulosten saamiseksi.
Ohjelmisto toimii keräämällä tietoja olemassa olevista tallennusjärjestelmistä. Nämä voivat olla yksinkertaisia laskentataulukoita, varastotietoja tai muita lähteitä. Nämä tiedot puhdistetaan, mikä tarkoittaa, että muotoilu on standardoitu, päällekkäiset tietueet yhdistetään ja puuttuvat tiedot löytyvät. Ohjelmisto luokittelee tiedot sitten alan standardien ja yrityksen määrittämien standardien mukaan. Hankinta -asiantuntijat voivat sitten käyttää tietoja raportteja ja analyysejä varten.
Kulutusanalyysin yksi tärkeä osa on toimittajien arviointi. Kulutusanalyysi voi osoittaa, mitkä toimittajat saavat eniten rahaa yritykseltä. Yhtiö voi käyttää näitä tietoja neuvotellakseen paremmista kaupoista tai neuvotellakseen sopimuksista uudelleen. Useimmat yritykset ovat valinneet toimittajia, toimittajia, jotka tarjoavat parasta palvelua tai alennettuja hintoja ostaessaan irtotavarana. Analyysi saattaa paljastaa, että tarvikkeita tai palveluja, joita ostetaan parhaillaan ei-ensisijaiselta toimittajalta, voitaisiin ostaa halutulta toimittajalta halvemmalla.
Yhtiö voi myös ostaa samanlaisia tavaroita tai palveluja useilta toimittajilta. Tämä tunnetaan hajanaisena hyödykkeenä. Rahaa voidaan säästää tekemällä yksi suuri hankinta yhdeltä toimittajalta eikä pieniä ostoja useilta toimittajilta.
Kulutusanalyysi auttaa myös tunnistamaan huonoja menoja. Tämä tapahtuu, kun tehdään ostoksia, jotka eivät kuulu sopimuksen piiriin. Ilman sopimusta yhtiö veloittaa täyden hinnan suositeltujen toimittajien kanssa tehdyssä pysyvässä sopimuksessa määritetyn neuvoteltavan hinnan sijasta. Tällainen kulutus voi maksaa yritykselle paljon rahaa ajan myötä.