Virtuaalitoimistopalveluja on neljä tyyppiä: fyysinen toimistotila, postin edelleenlähetys, puhelinkeskus ja tukihenkilöstö. Näillä vaihtoehdoilla on erilaiset kustannukset, ja on tärkeää valita virtuaalitoimistopalveluyritys huolellisesti. Näiden palvelujen on oltava jatkuvasti saatavilla ja tarjottava korkeatasoista palvelua.
Fyysiset toimistotilat yrityksen naapurustossa ovat tärkeä ensimmäinen askel freelance- tai kotiyrityksille. Monet aloittavat yritykset käyttävät yhteisiä toimistotilaa tavatakseen asiakkaita, pitääkseen haastatteluja etätyöpaikoista ja soittaakseen videoneuvottelupuheluita. Kaikki nämä kohteet vaativat ammattimaista tilaa, jossa on tietyt mukavuudet ja palvelut.
Postinsiirto on yksi virtuaalitoimistopalveluyrityksen suosituimmista vaihtoehdoista. Monet yritykset eivät ole halukkaita käsittelemään yrityksiä, jotka toimivat asuinosoitteen ulkopuolella. Vaihtoehtoisen osoitteen antaminen parantaa yrityksesi profiilia lailliseksi ja elinkelpoiseksi liiketoiminnaksi. Joillakin yrityksillä on toimipisteitä useissa maailman suurimmissa kaupungeissa, kuten Lontoossa, New Yorkissa ja Tokiossa. Nämä vaihtoehtoiset osoitteet auttavat vahvistamaan yrityksesi vakiintuneena yrityksenä.
Ammattitaitoisesti hoidettu puhelinkeskus varmistaa, että kaikki soittajat saavat liiketervehdyksen ja mahdollisuuden puhua operaattorin kanssa. Kiireelliset viestit voidaan välittää suoraan sinulle normaalien aukioloaikojen ulkopuolella. Tätä palvelua voidaan käyttää myös silloin, kun olet kokouksissa, matkoilla tai et voi vastaanottaa puheluita.
Tukihenkilöstö voi olla kriittinen uuden yrityksesi menestyksen kannalta. Joillakin virtuaalipalveluyrityksillä on kirjanpitäjiä, lakimiehiä, kirjanpitäjiä ja sihteereitä resursseina. Jos tarvitset heidän palveluitaan, ota heihin suoraan yhteyttä tarvittavan avun järjestämiseksi. Näiden resurssien esivalinta säästää arvokasta aikaa ja vaivaa. Tee tiivistä yhteistyötä muiden virtuaalitoimistopalveluyrityksen jäsenten kanssa resurssien yhdistämiseksi ja taitojen ja palveluiden jakamiseksi.
Kun valitset tämän tyyppisen yrityksen, on erittäin tärkeää tarkistaa viitteet. Keskustele vähintään neljän nykyisen asiakkaan ja kahden aiemman asiakkaan kanssa. Selvitä, ovatko palvelut ammattimaisia, johdonmukaisia ja saatavilla tarvittaessa. Selvitä, mikä on konfliktinratkaisuprosessi ja onko yritystä vastaan nostettu siviilioikeudenkäyntejä.
Tarkista sopimus huolellisesti ja tilaa lyhytaikainen vuokrasopimus, joka ei ylitä kolmea kuukautta. Tämä ajanjakso antaa sinulle mahdollisuuden testata palveluja ja määrittää, vastaavatko ne tarpeitasi. Sen avulla voit myös selvittää, sopivatko virtuaalitoimistot työhösi, liiketoimintaasi ja henkilökohtaiseen tyyliisi.