Käyttöomaisuuden seuranta on prosessi, jota yritykset ja organisaatiot käyttävät pitääkseen kirjaa kaikista pitkäaikaisista tai käyttöomaisuuksista. Yritykset käyttävät käyttöomaisuuden seurantaa osana kirjanpitoprosessiaan ja varkauksien ehkäisyä, poistoja ja varastonhallintaa. Käyttöomaisuuden parhaan seurannan merkitys on kyseisten omaisuuserien tunnistaminen, niiden seurannassa käytettävän järjestelmän määrittäminen ja omaisuuserien tietojen pitäminen seurantajärjestelmässä aina ajan tasalla. Varmistamalla, että kaikki yrityksen työntekijät tuntevat järjestelmän, voidaan myös varmistaa, että käyttöomaisuutta koskevat tiedot pysyvät ajan tasalla.
Kaikkien käyttöomaisuuden seurantaa edellyttävien asioiden tunnistaminen voi olla ensimmäinen haaste. Ehkä helpoin tapa tehdä tämä on aloittaa kaiken omaisuuden seuranta yrityksen saapuessa alkaen ensimmäisestä liiketoimintapäivästä, jos ei aiemmin. On suositeltavaa lisätä uuden käyttöomaisuuden tiedot seurantajärjestelmään ennen kuin omaisuuserä lähtee ostajan käsistä. Tämä varmistaa, että omaisuus ei katoa ennen kuin sen läsnäolo on edes tunnistettu.
Käyttöomaisuuden seurantaan kuuluu myös seurantaan käytettävän järjestelmän valitseminen, olipa kyseessä yksinkertainen tietokoneohjelmisto, viivakoodijärjestelmä tai radiotaajuustunnistus (RFID) -järjestelmä. Tällaiset järjestelmät voivat yksinkertaistaa seurantaa asettamalla poistoaikataulun ja laatimalla raportteja ja tietoja, joita tarvitaan kirjanpitoprosesseihin. Paras seurantajärjestelmä tietylle yritykselle on järjestelmä, joka on suunniteltu käsittelemään seurattavaa kiinteää omaisuutta, olipa se suuri tai pieni.
Yksi avain käyttöomaisuuden onnistuneeseen seurantaan on omaisuutta koskevien tietojen pitäminen ajan tasalla. Jos esimerkiksi kuorma -auto on listattu yrityksen omaisuudeksi, mutta se on auto -onnettomuudessa, se ei ole enää omaisuus. Se on poistettava seurantajärjestelmästä. Jos näin ei tehdä, ajoneuvoa voidaan edelleen pitää verotettavana omaisuuseränä. Jos yritys on riittävän suuri ja viestintä katkeaa, ajantasaisten seurantatietojen puute voi johtaa muihin ongelmiin, jos esimerkiksi työntekijä luulee pystyvänsä käyttämään yrityksen ajoneuvoa työmatkalle, tietämättä, ettei sitä ole enää saatavilla.
Helppo tapa varmistaa, että käyttöomaisuuden seuranta on parhaimmillaan, on ottaa mukaan yrityksen työntekijät. Jos työntekijä aikoo käyttää yrityksen omaisuutta, varmista, että hän ei voi ottaa sitä vastaan ilman virallista tarkistusta omaan nimeensä. Määritä seuraukset siitä, että omaisuutta ei ole virallisesti tarkastettu, kun se on tehty, ja korosta, että on tärkeää ilmoittaa mahdollisista ongelmista heti, kun ne havaitaan. Muussa tapauksessa seurantajärjestelmä saattaa heijastaa epätarkasti sitä, kenellä oli auto viimeksi ja missä se oli, ja se voittaa käyttöomaisuuden seurannan merkittävän tarkoituksen.