Projektimuutosten hallinta on prosessi, jonka avulla tiimit voivat tehdä muutoksia projektiin tarvittaessa. Tavoitteena on minimoida projektien muutosten vaikutus projektien määräaikojen noudattamiseen. Ehdotettuja muutoksia tutkitaan riskitason määrittämiseksi hankkeen muuttamisessa. Kun on todettu, että muutos tuo lisäarvoa eikä vaadi suuria muutoksia, se toteutetaan. Jos ehdotettu muutos on tarpeen, mutta edellyttää projektisuunnitelman muuttamista, pyynnön esittäjä, yleensä tiimin jäsen tai asiakas, lähettää muutospyynnön.
Jotkin ongelmat tai muutossuunnitelman muutokset ovat usein väistämättömiä. Yleensä hankkeen muutoksenhallintasuunnitelma on ennalta määrätty ennen projektin aloittamista. Tämä mahdollistaa järjestelmällisen tavan käsitellä projektimuutoksia ja tehdä muutoksia, jotka vievät projektin tavoitteita eteenpäin.
Kun hankkeisiin ehdotetaan muutoksia, muutoksen muutoksen vaikutuksia arvioidaan. Hankkeen muutoksenhallintasuunnitelma voi tarjota johdonmukaisuutta varmistaakseen, että valmis projekti täyttää asiakkaan tarpeet. Ehdotetun projektimuutoksen vaikutusta analysoidaan tyypillisesti yhden kolmesta tuloksesta:
Ensinnäkin tarkastellaan pyydetyn muutoksen tarkoituksenmukaisuutta. Muutospyyntöä verrataan siihen, voidaanko muutos tapahtua muuttamatta hankesuunnitelmaa. Muutos voidaan toteuttaa mahdollisimman pian, jos tekijät, kuten asiakaskriteerit, hankkeen laajuus, aikataulu tai budjetti, eivät vaadi muutoksia.
Toiseksi muutos voi olla tarkoituksenmukainen, mutta edellyttää hankesuunnitelman muuttamista. Hankkeen muutoksenhallintatilauksen täyttää yleensä pyynnön esittäjä. Muutosjärjestys kuvaa ehdotettua muutosta ja määrittelee hankkeen alueet, joihin se vaikuttaa. Nämä tiedot voivat sisältää kustannusten yksityiskohtia ja mahdollisia riskejä hankkeen suorituksille. Projektipäällikkö ottaa muutoksen huomioon ja muuttaa hankesuunnitelmaa vastaamaan muutoksia.
Lopuksi saatetaan päättää, että joitakin asiakkaan tai tiimin jäsenen ehdottamia muutoksia ei tarvitse hyväksyä. Voidaan todeta, että muutoksen toteuttaminen ei tuota lisäarvoa hankkeelle. Tässä tapauksessa pyyntö siirretään projektin ongelmalistalle ja ratkaistaan pyynnön esittäjän kanssa myöhemmin.
Projektin keskeiset toimijat ovat yleensä vastuussa projektin muutoksenhallintaprosessista. Yleensä projektipäällikön ja sponsorin – johdon ja projektitiimin välinen yhteyshenkilö – on hyväksyttävä muutosjärjestys ennen kuin hankkeessa tapahtuu muutoksia. Asiakkaiden on myös kirjauduttava ulos, jos ehdotetut muutokset vaikuttavat heihin.