Vaikeiden tai valittavien asiakkaiden käsittely ei ole aina helppoa. Useimmat liikemiehet ymmärtävät teoriassa onnistuneen asiakaskäsittelyn tärkeyden, mutta itse asiassa sen toteuttaminen johdonmukaisesti yrityksessään on usein toinen asia. Käyttämällä joitain parhaita vinkkejä asiakkaiden käsittelyyn voi auttaa yritystä pysymään palvelukeskeisenä.
Valituksiin vastaaminen on tärkeää, jotta asiakkaat tuntevat yrityksen välittävän heidän palvelemisestaan. Lisäksi mitä kauemmin yrityksellä kestää asiakkaan valituksen käsittely, sitä todennäköisemmin hänestä tulee entistä tyytymättömämpi. Asiakkaat haluavat tietää, että heillä on merkitystä ja että heidän valituksensa käsitellään kohtuullisessa ajassa. Aina noudattaminen on yksi parhaista vinkkejä asiakkaiden käsittelyyn, koska se helpottaa sen varmistamista, että hyvä palvelu korvaa aikaisemmin huonot kokemukset.
Virheiden myöntäminen ja anteeksipyyntö asiakkaille sen sijaan, että kieltäisivät ongelman, on yksi tärkeimmistä asiakaskäsittelyvinkkeistä. Pelkästään yrityksen politiikan mainitseminen tai muutoin yrityksen puolustaminen sen sijaan, että yrittäisimme olla oikeudenmukaisia, asiakkaat pitävät usein virheiden peittämistä tai tekosyitä. Yksinkertainen, mutta rehellinen virheen tunnustus ja lyhyt, aito anteeksipyyntö yleensä tyydyttää valituksen tehneen asiakkaan. Tietenkin on hyvä suojata asiakkaan tiliä esimerkiksi lisäämällä tiedostoon huomautus, jotta muut työntekijät tietävät, mitä tapahtui.
Säännöllinen kyselyiden tekeminen joko puhelimitse tai korttien jättäminen kauppaan täytettäväksi voi olla hyvä taktiikka asiakkaiden käsittelyssä. Kun ihmiset käyttävät aikaa ilmaistakseen tunteensa yrityksestä, joko positiivisesta tai negatiivisesta, he antavat usein tietoja, jotka voivat suuresti auttaa yritystä ymmärtämään paremmin asiakaskuntaansa. Yksi helpoimmista vinkkejä asiakkaiden miellyttämiseen ja pitämiseen on, että yritykset kuuntelevat aina asiakkaan ääntä.
Vaikeiden asiakkaiden, kuten sellaisten, jotka luovat kaupassa huutavan kohtauksen, tapauksessa on usein parasta, että työntekijät saavat valvojan tai esimiehen hoitamaan tilanteen. Usein hälinää aiheuttavat asiakkaat ovat vihaisia saamastaan palvelusta ja vaativat joka tapauksessa puhua esimiehen kanssa. Vaikean asiakkaan käsittelyn tulisi sisältää henkilön rauhoittamista ja samalla ratkaisun etsimistä ongelmaan.