Suuret ja pienet yritykset kohtaavat usein haasteen ylläpitää järjestettyä liiketoimintatietueiden säilytysjärjestelmää. Yleensä yritysasiakirjoja säilytetään paikallisten tai alueellisten aikarajoitusten mukaisesti. Säilytettävien ja kuinka kauan säilytettävien vaatimusten tuntemista pidetään olennaisena asianmukaisen arkistointijärjestelmän saamiseksi.
Yrityksen koko määrää yleensä liiketoimintatietueiden säilytysjärjestelmän syvyyden. Jotkut säilytettävistä liiketoiminta -asiakirjoista sisältävät veroilmoituksia ja henkilöstötiedostoja. Yrityksen yleensä ylläpitämät taloudelliset tiedot ovat toimintamenot, pääomanostot, myyntitulot ja kiinteistöomaisuus.
Yrityksen tulee tarkistaa liiketoimintarekisterin säilyttämisvaatimukset, joita sovelletaan yrityksen toimialaa säätelevään lainkäyttöalueeseen. Yhdysvalloissa vaaditaan verotukseen liittyvien liiketoimintatietojen säilyttämistä, että yritysasiakirjat on säilytettävä vähintään kolme vuotta. Jotkin tulovaatimukset saattavat edellyttää taloudellisen kirjanpidon pitämistä myös suositellun ajan kuluttua.
Henkilötietoja säilytetään yleensä vähintään neljä vuotta. Nämä ja muut asiakirjat säilytetään turvallisessa paikassa, erityisesti ne, jotka sisältävät yksityisiä tietoja aiemmista ja nykyisistä työntekijöistä. Yleensä säilytetään täydelliset tiedot siitä, milloin palkanmaksuvero tehtiin ja maksettiin.
Useimmissa tapauksissa kirjanpitoa säilytetään vähintään seitsemän vuoden ajan. Rahoituslaitosten tilinpäätökset, varastoluettelot ja vuosituloslaskelmat ovat joitakin asiakirjatyyppejä, jotka voitaisiin sisällyttää. Hyvien taloudellisten tietojen pitäminen voisi minimoida yrityksen altistumisen oikeudellisille asioille.
Yritykset voivat myös huomata, että puhdistusjärjestelmä vanhojen tai epäolennaisten liiketoiminta -asiakirjojen poistamiseksi on hyödyllistä. Yritystietueiden säilytysjärjestelmää koskeva käytäntö saattaa auttaa virtaviivaistamaan prosessia ja varmistamaan, että kaikki työntekijät noudattavat samoja käytäntöjä. Tämä on yleensä jatkuva osa prosessia riittävän liiketoimintatietueen ylläpitämiseksi.
Yleensä on hyvä idea hankkia riittävästi tallennustilaa, jos yritysasiakirjoja säilytetään paikan päällä. Yleinen käytäntö on myös pitää sähköinen asiakirja -arkisto. Näin asiaankuuluvat asiakirjat ovat edelleen saatavilla ja yritys voi välttää sulkemisen, jos tulipalo tai muu katastrofi tuhoaa paperiset liiketoiminta -asiakirjat.
Useimmat yritykset saattavat käyttää tietueenhallintayritystä. Tämä voi vapauttaa organisaation aikaa keskittyä liiketoimintaan liittyviin asioihin liiketoimintatietueiden hallinnan sijasta. Mahdollisia huolenaiheita liiketoimintatietueiden säilytysjärjestelmän ulkoistamisesta saatetaan vähentää. Hyvämaineinen yritys hahmottaa yleensä turvallisuusominaisuutensa ja toimintatapansa liiketoiminta -asiakirjojen säilyttämiseen.