Koska niin paljon liiketoimintaa hoidetaan nyt sähköpostitse, yritysten sähköpostin etiketin ymmärtäminen on erittäin arvokasta. Muutamia ohjeita, jotka on pidettävä mielessä, on tuntea yleisö, pitää viestintä lyhyenä ja ytimekkääksi ja pitää yrityssähköposti samanlaisena kuin tavallinen yritysposti. Näissä yrityssähköpostia koskevissa ohjeissa on useita poikkeuksia.
Jos joku vastaa työkyselyyn tai yritysviestiin, varmista aina, jos mahdollista, voidaanko lähettää liitteitä. Yrityksen sähköpostiviestin vastauksena työpaikkailmoitukseen pitäisi olla lähinnä saatekirje. Useimmissa mainoksissa ilmoitetaan, liitetäänkö ansioluettelo vai leikataanko ja liitetäänkö ansioluettelo. Jotkut yritykset eivät avaa liitteitä ja poistavat sähköpostin liitteineen.
Jos kiinnitys on hyväksyttävä, varmista myös, että se ei ole pitkä. Yli 150 XNUMX: n lähettämistä pidetään useimmissa tapauksissa suurena yrityssähköpostin etikettirikkomuksena. Kuitenkin projekti, jota kaksi ihmistä työskentelee yhdessä, saattaa toisinaan vaatia enemmän tilaa vieviä grafiikkaa tai projektitiedostoja. Varmista vain, haluaako liikekumppani lähettää nämä sähköpostitse. Hän voi mieluummin kopioida etanapostikopiota, jotta se voi vähentää sähköpostin lataamiseen kuluvaa aikaa.
Yrityssähköpostin etiketti ehdottaa muodollisuuksien käyttämistä ihmisten puhumisessa. Yleensä voit puhua ihmisille samalla tavalla kuin keskusteltaessa henkilön kanssa. Jos joku yleensä puhuu jollekin herra Brownille, älä aloita kirjettä käyttämällä Brownin etunimeä. Jos joku yleensä kutsuu herra Brownia etunimellään, yrityssähköpostin etiketti sallii vähemmän muodollisen osoitteen.
Jos naisen avioliitto ei ole tuttu, yrityssähköpostin etiketti ehdottaa termiä Ms. Poikkeus tähän on sähköposti lääkäreille. Käytä tässä tapauksessa Dr.
Muista sisällyttää tietty aihe, joka koskee sähköpostisi sisältöä. Tämä voi olla “Vastaa työpaikkailmoitukseen #1351 Craigin luettelossa” tai “Tapaamme tällä viikolla keskustelemaan vaihtoehdoistamme”. Varmista, että aihe heijastaa materiaalia, jonka aiot esittää.
Yrityssähköposti ei tarvitse luovia välimerkkejä, hymiöitä tai muita kukoistuksia, joita saattaa esiintyä ystävien välisissä satunnaisissa sähköpostiviesteissä. Sen pitäisi myös olla vapaa chat -lyhenteistä. Kaksi läheistä liikekumppania saattaa sisällyttää heidät sähköposteihinsa, mutta yleensä muodollinen on parempi.
Vähentääksesi tilaa, älä lainaa kaikkea jonkun muun lähettämää materiaalia. Leikkaa, liitä ja lainaa vain lyhyitä materiaalipaloja tarvittaessa. Jos aineisto ei ole relevantti, poista lainattu materiaali ennen kuin vastaat viestiin. Pidä myös omaa materiaaliasi lyhyenä ja asiallisena.
Yrityssähköpostin etiketti edellyttää lisäksi kommunikointia käyttämällä hyvää kielioppia, hyvin rakennettuja lauseita ja oikein kirjoitettuja sanoja. Jos henkilö ei ole vahva näillä alueilla, viestintä voi näyttää melko typerältä ja näyttää vähemmän älykkäältä. Muista tarkistaa oikeinkirjoituksen ja kieliopin tarkistusmateriaali ja lue se sitten uudelleen ääneen varmistaaksesi, että se on järkevää. Jos kielioppi on edelleen ongelma, harkitse liikekirjoituksen kurssia, joka auttaa parantamaan kirjallista viestintää.
Lopuksi, älä lisää liikekumppaneita vitsi -luetteloosi. Tämä rikkoo selvästi yrityssähköpostia. Jos työskentelet jonkun kanssa, joka nauttii vitseistä, pyydä heidän yksityistä sähköpostiosoitettaan lisätäkseen luetteloonsa. Älä myöskään koskaan lähetä ketjupostia liikekumppanillesi. Jos joku saa virusvaroituksen, tarkista Internet -huijaussivustot ennen kuin lähetät sen liikekumppaneille. Useimmat sähköpostitse lähetetyt virusvaroitukset ovat huijauksia ja aiheuttavat tarpeetonta hälytystä tai vievät tilaa liiketoiminnalliseen postilaatikkoon.