Kapasiteetin hallinta on prosessi tai menetelmä, jonka tarkoituksena on tunnistaa ja ylläpitää ihanteellinen tasapaino liiketoiminnan tehokkuuden ja asiakkaiden tyytyväisyyden välillä, jota yritys saa tämän yrityksen tarjoamista tavaroista ja palveluista. Tavoitteena on harjoittaa liiketoimintaa optimaalisella kapasiteetilla sekä toiminnan tehokkuuden että kunkin yksikön tuotannosta saadun voiton kannalta. Samalla pyritään ansaitsemaan ja ylläpitämään uskollisia ja tyytyväisiä asiakkaita pitkällä aikavälillä. Kapasiteetin hallinta voi viitata liiketoiminnan yleiseen toimintaan tai keskittyä tietyille toiminnan aloille, kuten yrityksen tietoteknisten ponnistelujen laatuun ja tuloksellisuuteen.
Kun viitataan IT -toimintoihin, kapasiteetin hallinta on prosessi, jota käytetään tietotekniikkatoimintojen hallintaan tavalla, jolla saavutetaan useita tavoitteita. Ensinnäkin verkon suorituskyvyn hallinta pidetään kapasiteettitasolla, joka tekee sisäisestä tietojen jakamisesta ja viestinnästä mahdollisimman tehokasta, kun otetaan huomioon nykyisten laitteisto- ja ohjelmistosovellusten rajoitukset yrityksen rakenteessa. Samaan aikaan tämäntyyppisessä IT -kapasiteetin hallinnassa tarkastellaan myös sitä, miten verkko toimii asiakaspalvelun ja tuen tarjoamisen kannalta aina ja tarvittaessa. Tämä voi sisältää automaattisten vastaustoimintojen kehittämisen sähköpostin ohjelmoinnissa, joka reitittää kuittaussähköpostin automaattisesti kaikille asiakkaille, jotka lähettävät kyselyn kyseisen välineen kautta. IT -ammattilaiset voivat myös toteuttaa toimenpiteitä ohjelmoinnin toteuttamiseksi, mikä auttaa minimoimaan odotusajat, kun asiakas soittaa asiakaspalvelukeskukseen kysymyksen tai huolenaiheen vuoksi.
Samaa kapasiteetin hallinnan yleistä periaatetta voidaan soveltaa myös muilla liiketoiminnan aloilla. Yritys voi muokata tuotantotasoa, jossa tavaroita valmistetaan, pyrkiäkseen lisäämään tunnissa tuotettujen yksiköiden määrää. Arvioidessaan uudistetun tuotantotason vaikutusta yhtiö varmistaa myös, etteivät muutokset vaikuta haitallisesti tuotettujen yksiköiden laatuun. Tämän seurauksena lattian tuotantokapasiteetti kasvaa ja asiakastyytyväisyys säilyy samalla korkealla tasolla.
Kapasiteetin hallinta on välttämätön tehtävä kaikille yrityksille, jotka haluavat pysyä kilpailukykyisinä markkinoilla. Ellei ryhdytä toimenpiteisiin suorituskyvyn analysoimiseksi liiketoiminnan eri osista ja koko liiketoiminnasta, ei ole mahdollisuutta osallistua suorituskyvyn virittämiseen. Yritys, joka ei jatkuvasti arvioi toimivansa optimaalisella kapasiteetilla vai ei, menettää lopulta asiakkaita kilpailijoilta eikä pysty korvaamaan näitä tappioita uusilla asiakkailla.