Ehdotuspyyntö on voittoa tavoittelemattoman tai voittoa tavoittelemattoman yrityksen tai hallituksen kirjallinen pyyntö palveluntarjoajille ja urakoitsijoille, jotka varoittavat heitä siitä, että ostaja tekee viihdyttäviä tarjouksia liiketoiminnalle. Se on muodollinen asiakirja, jossa hahmotellaan hankkeen tai palvelun erityisvaatimukset, ja se asetetaan potentiaalisten osallistujien saataville. Ehdotuspyynnöt (RFP), kuten tiedetään, houkuttelevat asianomaisia osapuolia, jotka täyttävät tietyt arviointiperusteet, hakemaan kyseistä työtä.
Yritykset tai hallitus voivat jättää ehdotuspyynnön eri syistä. Eläkerahaston hoitaja voi antaa RFP: n ja päättää, minkä sijoitusneuvojan palkata salkun hallinnoimiseksi. Yritys voi antaa tarjouspyynnön, kun se etsii konsulttiyritystä neuvomaan sitä tärkeän yritystapahtuman, kuten konsolidoinnin, kautta. Hallitus voi antaa tarjouspyynnön tietyille hankkeille, esimerkiksi silloin, kun se hyväksyy tarjouksia riippumattomilta ilmailu- ja puolustusurakoitsijoilta toimeksiannoista.
Tarjouspyynnön tulisi olla erittäin täsmällinen, jotta vain pätevät osapuolet voivat hakea ja lomake on tyypillisesti useita sivuja pitkä. Ehdotuspyynnön selkeys on välttämätöntä, jotta tehtävän tavoitteet välitetään selvästi ja odotukset täyttyvät. Jos tietyt asiakirjan osat jäävät epäselviksi, toimittajalla on oikeus pyytää lisätietoja. Ehdotuspyyntö on tilaisuus ostajille ja toimittajille tutustua toisiinsa ja varmistaa alusta alkaen, että molemmat osapuolet noudattavat samoja kriteerejä ja määräaikoja.
Kilpailukykyiseen tarjouspyyntöprosessiin liittyy usein useita paperityön vaiheita ja kerroksia. Ensimmäinen näistä vaiheista on ennakkoilmoitus, jossa osallistujien määrää virtaviivaistetaan. Esiseulonnan jälkeen arviointiprosessi alkaa ja useita komiteoita nimitetään harkitsemaan toimittajien esivalintaa. Hinta on tärkeä arviointiprosessissa, vaikka se ei ole ainoa käytetty kriteeri. Ostajan on löydettävä toimittaja, joka ei ainoastaan vastaa budjettia, vaan joka täydentää ostajan strategioita ja tavoitteita.
Viimeisessä vaiheessa voittajalle annetaan aiesopimus ja palkintokirje ja hylkäyskirjeet jaetaan muille hakijoille. Sopimus tehdään toimittajalle, joka parhaiten täyttää ostajan budjetin ja ehdot. Ehdotuspyynnön antajan on pantava täytäntöön projektin kuhunkin vaiheeseen liittyvät välitavoitteet ja määräajat.