Kenenkään ei pitäisi joutua kohtaamaan huonoa asiakaspalvelua, mutta valitettavasti siitä on tulossa melko yleistä. Yleensä on todennäköisempää, että sinun on käsiteltävä huonoja asiakaspalvelun edustajia puhelimitse, vaikka se voi tapahtua myös kaupassa. Yksi tärkeimmistä asioista, jotka on muistettava käsiteltäessä vaikeaa asiakaspalvelun edustajaa, on pysyä rauhallisena; älä huuda tai kiroa, vaikka edustaja käyttäytyisi epäammattimaisesti. Jos pysyt rauhallisena, on todennäköisempää, että joku muu yrityksessä auttaa sinua tulevaisuudessa.
Kun olet soittanut puhelinkeskukseen ja olet tekemisissä asiakaspalvelun kanssa, ensimmäinen askel voi olla kysyä suoraan mitä haluat. Jos sinulla on ongelmia esimerkiksi laskun kanssa ja uskot, että yritys on sinulle velkaa, sinun on ilmoitettava tapauksesi selkeästi ja kysyttävä mitä haluat. Se voi olla laskun korjaus tai hyvitys. On hyödyllistä opettaa itsesi politiikasta etukäteen; Jos esimerkiksi yrität siirtyä halvempaan puhelinverkkoon, pyydä yrityksen verkkosivustoa edustamaan kaikkia yrityksen tarjoamia puhelinsuunnitelmia.
Jos huomaat huonoa asiakaspalvelua etkä saa apua, voit pyytää puhumaan esimiehelle. Asiakaspalvelun edustajan pitäisi sallia tämä, mutta jotkut eivät. Jos näin käy, lopeta puhelu kohteliaasti ja soita takaisin. Voit saada toisen asiakaspalvelun edustajan, joka voi joko auttaa sinua tai siirtää sinut esimiehelle. Kysy myös, onko yrityksellä asiakassuhdeosasto. Toinen vaihtoehto on soittaa yrityksen pääkonttoriin tai tehdä kirjallinen valitus. Dokumentoi puhelusi aika ja luonne sekä huonon asiakaspalvelun antaneen henkilön nimi.
Toinen vaihtoehto huonossa asiakaspalvelussa on uhkailla palvelun peruuttamisesta tai tuotteen ostamisesta kilpailevasta paikasta. Yritykset eivät halua menettää liiketoimintaa, ja ne voivat työskennellä todennäköisemmin kanssasi. Jos huomaat, että et voi saada tyydytystä puhelimitse ja yrityksellä on fyysinen sijainti, yritä käydä henkilökohtaisesti paikalla saadaksesi ratkaisun ongelmaan. Siellä voit pyytää puhumaan esimiehelle, jos saat huonoa asiakaspalvelua, eivätkä he voi vain harjata sinua pois. Ole sitkeä mutta kohtelias, ja jos ongelma ei ratkea, harkitse raportin lähettämistä paikalliselle Better Business Bureau -toimistolle.