Yrityksiä kehotetaan kirjoittamaan työnhakijoiden hylkäyskirje kaikille hakijoille, joita he eivät palkkaa. Kirjeen tavoitteena on tiedottaa hakijalle olosuhteista, osoittaa arvostusta ja ylläpitää hyviä suhteita hakijaan. Työnhakijan hylkäyskirjeessä on oltava vähintään:
Lausunto, jonka mukaan hakija ei saanut työtä.
Kiitokset hakemuksesta ja mahdollisista haastatteluista.
Onnea hakijalle työnhaun tai ammatillisen kehityksen jatkumisessa.
Kirjeet voivat myös sisältää rohkaisua hakea uudelleen, hakea hakemusta toiseen nykyiseen työhön ja henkilökohtaisia tietoja haastattelijoiden arvostamista hakijasta.
Useimmat kirjeet on kirjoitettu muodollisella liiketoimintatyylillä. Ensimmäiset kaksi virkettä on tarkoitettu ilmoittamaan hakijalle, että joku muu on palkattu, ja antamaan tälle epämääräisen syyn. “Valitettavasti pystymme tarjoamaan sinulle työpaikan tällä hetkellä, koska meillä on paljon päteviä ehdokkaita”, tai tämän lauseen muutos riittää.
Seuraavien parin virkkeen tulisi kiittää hakijaa hakemus-/haastatteluprosessista. Ne voidaan myös ohjata henkilökohtaisesti, joten yritys osoittaa kiitollisuutensa hakijan tapaamisesta. Tällainen lause: “Arvostamme tapaamistasi ja nautimme kuulevamme ideoitasi siitä, miten sopisit yritykseemme”, sopii, jos näin tapahtui. Monet liike -elämän asiantuntijat katsovat, että tämän työnhakijan hylkäyskirjeen tämän osan lausuman tulisi olla hieman henkilökohtainen ja ilmaista jonkin verran arvostusta haastattelun aikana tapahtuneesta tapahtumasta pehmentääkseen hylkäämistä ja tehdäkseen siitä henkilökohtaisen ja täydentävän.
Viimeinen olennainen yksityiskohta on toive hakijan menestykselle tulevaisuudessa. Tämä voidaan ilmaista yksinkertaisella lausumalla, kuten: “Toivotamme sinulle menestystä ammatissasi (työnhaku, ura jne.).” Työnhakijan hylkäyskirje tulee sitten sulkea virallisella allekirjoituksella.
Arvostelun ja menestyksen toivon välissä kirjeet voivat sisältää kutsuja hakea muihin nykyisiin työpaikkoihin tai hakea työpaikkoja tulevaisuudessa. Nämä kutsut ovat yksi syy mukauttaa kaikki kirjeet ja olla lähettämättä lomaketta. Jotkut yritykset eivät ota hakijaa uudelleen vastaan, jos haastattelut olivat huonoja tai epäsuotuisia, mutta ne ovat ehkä pitäneet joistakin ehdokkaista eivätkä pystyneet tarjoamaan heille työtä. On suositeltavaa, jos toinen työpaikka on avoinna, työnantajan on sanottava tämä paitsi kirjeessä myös puhelimessa.
Yritysten tulisi välttää mahdollisia sudenkuoppia, kun he kirjoittavat työnhakijan hylkäyskirjeen. He eivät saa kommentoida palkattua henkilöä tai erityisiä ominaisuuksia, jotka tekivät kyseisestä henkilöstä paremman valinnan. Siinä piilee mahdollisuus oikeudenkäynteihin epäoikeudenmukaisista vuokrauskäytännöistä. Hakijan suorituksen kielteinen kommentointi on myös epäedullista. Muista tavoite käsillä; ilmoittaa, kiittää, toivottaa hyvää ja jättää hyvän vaikutelman.