Graafinen helpotus on käytäntö, jossa käytetään visuaalisia esityksiä ohjaamaan kokousta ja tallentamaan kokouksen aikana kerätyt tiedot. Se on tapa aivoriihi ja siihen kuuluu yleensä ryhmänjohtaja kartoittamalla keskustelun keskeiset kohdat niiden tapahtuessa. Graafisen ohjauksen voi suorittaa kokouksen pitävä organisaation jäsen tai palkattu ammattilainen, jota usein kutsutaan graafiseksi avustajaksi. Tätä käytäntöä voidaan käyttää organisaatiossa monista syistä, mukaan lukien ongelmanratkaisu, suunnittelu ja uusien ideoiden luominen. Graafiseen tallennukseen käytetyn median tyypistä riippuen näiden kokousten aikana tehdyt piirustukset voivat myös toimia osana kokouksen pysyvää tallennetta.
Graafinen helpotus on eräänlainen ryhmähelpotus. Ryhmän ohjaaminen on hieno termi kokouksen sujuvalle ja tehokkaalle järjestämiselle. Graafisen helpottamisen lisäksi muihin ryhmätyötekniikoihin kuuluu tekniikoita suunnittelun, äänestyksen ja jään murtamisen parantamiseksi. Kaikki nämä käytännöt on suunniteltu tekemään tapaamisista hauskempia ja tehokkaampia.
Graafista tallennusta käyttävät ohjaajat saavat koulutusta siitä, miten kuvia käytetään kokouksen graafisten esitysten luomiseen. Nämä esitykset ovat samanlaisia kuin ajatuskartat, jotka sisältävät tietoja ja keskeisiä kohtien aikana käsiteltäviä kohtia. Menestyksekkään graafisen helpottamisen edellyttämät taidot sisältävät graafisen tallennuksen koulutuksen, mutta ne sisältävät myös kokouksen tehokkaan johtamisen edellyttämät taidot.
Tämä käytäntö voi sisältää erilaisia työkaluja yksinkertaisesta kynästä ja paperista heijastettuun kuvaan, jota ohjaa tietokone, jossa on grafiikkatabletti. Graafiset avustajat käyttävät toisinaan valkotaulua, pintaa, joka on luotu poistettavia merkkejä varten, väliaikaisten tietojen tallentamiseen. Yleinen tekniikka, jota ohjaajat käyttävät, on tallentaa tärkeät tiedot paperille tai julisteelle, joka voidaan säilyttää toimiston ympärillä muistutuksena kokouksen jälkeen. Tämä on erityisen yleistä motivoivien harjoitusten graafisten helpotusmateriaalien kanssa.
Graafinen helpotus voidaan suorittaa avoimessa kokousistunnossa tai se voi auttaa kokousosoitetta esiasetetuissa puheenvuoroissa. Se voi auttaa pitämään kokouksen ajan tasalla tarjoamalla kartan jo käytyistä reiteistä. Tällä tavalla kokouksen tallentaminen sellaisenaan voi auttaa estämään ryhmää tuhlaamasta aikaa palaamalla kohtiin, jotka on jo käsitelty tai ratkaistu. Grafiikan käyttäminen esityksessä voi korostaa visuaalisesti tärkeitä kohtia ja auttaa myös tavoittamaan oppijat, jotka eivät opi hyvin kuulolla. Se voi myös auttaa kokoukseen osallistuvaa luomaan visuaalisen muistin siellä käsitellyistä tiedoista.