Kassavirtajärjestelmä on hallintajärjestelmä, jonka avulla järjestelmänvalvoja tai johtaja voi seurata tarkasti kassavirtaa ja varmistaa sen riittävyyden. Vaikka yritykset ansaitsevat rahaa ostamalla ja myymällä tuotteita tai palveluita, tulot ovat usein erittäin tärkeitä. Asiakkaita saatetaan joutua maksamaan vain silloin tällöin, mutta laskut ja palkkasumma on ehkä maksettava ennen näiden maksujen vastaanottamista.
Pienyrityksille, joilla on vain muutama työntekijä, kassavirtajärjestelmän hallinta voi olla helppoa, mutta jos ja kun yritys alkaa kasvaa, siitä voi tulla nopeasti vaikeampaa. Työntekijät ovat riippuvaisia maksamastaan rahasta, ja jos se ei ole siellä, koska se ei riitä palkanlaskentaan, se ei vaikuta vain moraaliin vaan voi johtaa suureen liikevaihtoon. Laskut, joita ei voida maksaa, voivat estää toimittajia toimittamasta. Vaikka liiketoimintamalli on vakaa, jos kassavirta on ongelma, yritys voi olla vakavissa vaikeuksissa.
Hyvä kassavirtajärjestelmä tarkastelee kaikkia näitä kysymyksiä kiinnittäen erityistä huomiota myyntisaamisiin, yritykselle velkaan ja ostovelkoihin, rahoihin, jotka yritys on velkaa jollekin toiselle, kuten toimittajalle tai apuohjelmalle. Palkanlaskenta voi myös kuulua myyntisaamisiin, mutta tämä osa liiketoiminnasta on yleensä omistettu ulkopuolisille tileille. Näitä tilejä voidaan hallita jollakin tavalla, esimerkiksi laskutusjaksojen uudelleenjärjestelyllä, jotta yritys saa enemmän tasaista sisään- ja ulosvirtausta.
Käteisen rahan hallinta on myös tärkeää. Rahan säästäminen väliaikaiseksi toimenpiteeksi laskujen maksamiseen, kunnes se voidaan täydentää, on yhteinen strategia. Tätä kutsutaan usein vararahastoksi, ja sitä käytetään, kunnes kassavirta voi täydentää sitä toimimalla paljon kuin vesijärjestelmän säiliö. Rahat voidaan pitää korollisella tilillä, jotta ne saisivat yritykselle pienen jäännöstuoton. Vararahasto ei ole hätätili, vaan osa järjestelmää.
Niillä, joilla on vaikeuksia löytää itselleen riittävä kassavirtajärjestelmä, on pari eri vaihtoehtoa. Liiketoiminnan rahoituskonsultin tekemä kassavirta-analyysi voitaisiin tehdä yritykselle räätälöidyn järjestelmän luomiseksi. Saatavilla on myös ohjelmistoja, jotka pystyvät käsittelemään joitain näistä tehtävistä, mutta tämä vaatii usein käyttäjältä jonkin verran kassavirtataitoja.