Palkkaraportit ovat yrityksen virallisia asiakirjoja, joissa luetellaan tiedot kullekin työntekijälle maksetuista rahoista. Yritykset ovat lakisääteisesti velvollisia laatimaan nämä raportit, joissa on tarkat tiedot jokaisesta raportista. Parhaat vinkit palkkaraporttien luomiseen ovat voimassa olevien palkkalainsäädäntöjen tarkistaminen, järjestelmän luominen päällekkäisten raporttien luomiseksi ja määräaikaistarkastukset noudattamisen varmistamiseksi. Yrityksillä on usein kahdenlaisia palkkalaskelmia. Toinen menee työntekijälle palkkatukena ja toinen yrityksen sisäisten asiakirjojen kanssa kirjanpitoa varten.
Nykyinen palkkalaki määrää, mitä tietoja yritys esittää palkanlaskelmissaan ja palkkalaskelmissaan. Tämä voi sisältää tietoja palkanmaksuveroista, eduista ja korotuksista, jotka on vähennetty työntekijän sekistä. Muita tietoja voivat olla palkanlaskennan päivämäärät tai erilliset palkan, palkan ja ylityön määrät. Nämä tiedot tulevat usein myös kansallisten, alueellisten tai paikallisten hallitusten säännöistä tai muista määräyksistä.
Järjestelmä on tyypillisesti tarpeen palkkaraporttien ylläpitämiseksi. Yritykset laativat nämä raportit usein vähintään kerran kuukaudessa, joten järjestelmän avulla varmistetaan, että tietoraportit pysyvät vakioina. Tämä järjestelmä varmistaa myös, että yritys ei jätä pois tietoja kaudelta toiselle. Palkanlaskentaohjelmisto on yleisempi yrityksissä, ja se antaa heille mahdollisuuden järjestelmän luomiseen ja ylläpitoon. Palkkaohjelmiston käyttö mahdollistaa myös keskitetyn raportointijärjestelmän, jossa yksi paikka voi käsitellä yrityksen koko palkkaraportin.
Tarkastukset ovat yleensä tarpeen sen varmistamiseksi, että yritys noudattaa kaikkia ulkoisia ja sisäisiä palkanlaskennan sääntöjä. Useimmissa tapauksissa yritys voi käyttää palkkalaskelmissaan ja järjestelmässään kahta tarkastustyyppiä: sisäistä ja ulkoista. Sisäiset tarkastukset käyttävät yrityksen omia työntekijöitä palkkausjärjestelmän tarkistamiseen. Tämä tarkastus on tarkoitettu vain hallintotarkoituksiin. Toinen tarkastustyyppi, ulkoinen, edellyttää kolmannen yrityksen käyttöä ja on tarkoitettu pääasiassa liiketoiminnan ulkopuolisille sidosryhmille.
Parhaiden vinkkien noudattaminen palkkaraporteissa on yleensä jatkuva prosessi. Lait ja määräykset muuttuvat, mikä edellyttää yrityksen muuttavan raportointi- ja tarkastusjärjestelmäänsä. Esimerkiksi julkisyhteisöille on usein tehtävä lukuisia tarkastuksia vuosittain. Palkkajärjestelmä vaatii aktiivista raportointia ja hallintaa, joten yritys saattaa valita tiettyjä henkilöitä valvomaan tätä järjestelmää. Nämä työntekijät tulevat usein palkka- ja kirjanpito -osastoilta yrityksen henkilöstön määrän ja menettelytapojen perusteella.