Kun vastaat ehdotuspyyntöön (RFP), sinun on kiinnitettävä erityistä huomiota liiketoimintaehdotuksen muotoon. Oikean muodon valitseminen voi parantaa mahdollisuuksiasi voittaa sopimus. Väärän tarjouksen valitseminen voi tarkoittaa, että muuten ihanteellinen tarjous epäonnistuu.
Ylivoimaisesti tärkein sääntö on noudattaa RFP: n neuvoja. Sinun on varmistettava, että noudatat ehdotuksesi muotoa koskevia erityisiä ohjeita. Tämä on osittain kohteliaisuutta, koska se auttaa varmistamaan, että organisaatiolla on kaikki kilpailevat ehdotukset samassa muodossa, mikä helpottaa niiden vertailua. Vielä tärkeämpää on, että vaaditun muodon toimittaminen osoittaa, että olet valmis ponnistelemaan tarkkojen ohjeiden noudattamiseksi. Ellet ole aiemmin työskennellyt organisaation kanssa tai sinulla on erityisen hyvä maine, tämä on yksi tehokkaimmista tavoista osoittaa, että pystyt noudattamaan itse hankkeen toteuttamisen vaatimuksia, jos sinulle myönnetään sopimus.
Yksi yritysehdotusmuoto, joka sisältää lähes varmasti kaikki asiaankuuluvat tiedot, on viisi W: tä – tai tarkasti ottaen viisi W: tä ja H. Tämä muoto vastaa kuuteen peruskysymykseen ehdotuksestasi. Formaatti tulee Rudyard Kiplingin runosta, joka alkaa yksityiskohtaisesti kuudesta kysymyksestä: ”Pidän kuusi rehellistä palvelevaa miestä; he opettivat minulle kaiken, mitä tiesin. Heidän nimensä ovat mitä ja miksi ja milloin ja miten ja missä ja kuka. ”
On useita erityisiä seikkoja, jotka on otettava huomioon, kun päätetään julkisia sopimuksia koskevasta yritysehdotusmuodosta. Tärkeintä on, että sinun on noudatettava kaikkea RFP: ssä lueteltua. Tämä johtuu siitä, että valtion virastojen on yleensä noudatettava tiukkoja sääntöjä parhaan ehdotuksen valinnasta välttääkseen syytökset sopimattomasta puolueellisuudesta.
Kannattaa myös etsiä asiakirja, jonka nimi on ”työilmoitus” ja joka liitetään tarjouspyyntöön ja jossa selitetään voittajaehdotuksen valintaperusteet. Näiden kriteerien mukaan räätälöidyn yritysehdotusmuodon valitseminen voi parantaa mahdollisuuksiasi tulla valituksi. Valitsit minkä muodon tahansa, on erityisen tärkeää varmistaa, että noudatat lähettämiselle asetettua määräaikaa, koska valtion virastot eivät yleensä saa käyttää harkintaansa myöhäisten ilmoitusten hyväksymisessä.
Kirjoititpa sitten liike -elämän ehdotusta valtion organisaatiolle tai yksityiselle yritykselle, varmista, että se ylittää pelkästään osoittamisen, että voit täyttää kriteerit. Koska muutkin tarjoajat voivat myös tehdä tämän, sinun on näytettävä, mitä lisäarvoa tarjouksesi voi tarjota organisaatiolle. Tämä voi sisältää palautetta aiemmista projekteista, palkintoja, jotka olet saanut työstäsi, ja kaikkea muuta, joka osoittaa sinun olevan parempi kuin kilpailijasi eikä pelkästään samaa tasoa.