Voiton laskeminen on tarpeen eri syistä. Uusi yrittäjä saattaa tarvita voittolaskentaa saadakseen lainan. Yritykset saattavat tarvita voittolaskelmia seuratakseen, täyttävätkö ne tietyt tavoitteet. Toinen syy voisi olla tarkistaa, onko uudella tuotteella tarpeeksi potentiaalia tai voidaanko se tuottaa riittävän kustannustehokkaasti yrityksen auttamiseksi. Parhaat vinkit voiton laskemiseen ovat kaikkien kustannusten määrittäminen luokittain, mikä auttaa varmistamaan, ettei kuluja unohdeta, ja varmistamaan, että saapuvien tulojen ennuste on mahdollisimman tarkka.
Voittolaskennan tulisi alkaa laskemalla kaikki kiinteät kustannukset, kuten toimistojen tai rakennusten kuukausivuokra. Kiinteät kustannukset on maksettava, vaikka yritys ei harjoittaisi liiketoimintaa kuukauden aikana. Seuraavaksi laskettavat kustannustyypit ovat vaihtelevat kustannukset, joihin kuuluvat kuukausittaiset kulut, kuten postimerkit ja toimistotarvikkeet. Vaikka nämä kohteet voivat vaihdella kuukausittain, ne ovat usein samanlaisia yhteensä kuukausittain. Kolmas vaihe on laskea kaikki suoraan liiketoimintaan liittyvät kustannukset, kuten tuotantokustannukset, kuljetuskustannukset ja palkat.
Näiden vaiheiden pitäisi antaa yhteensä kaikki rahat, jotka yrityksen on maksettava kuukausittain. Seuraavaan vaiheeseen kuuluu, että yritys laskee kaikki rahat, jotka se tuo joka kuukausi. Tavaroiden tai palvelujen kiinteät tilaukset voidaan laskea helposti. Edelliset kuukaudet, joko viimeisimmät kuukaudet tai samat kuukaudet edellisinä vuosina, voivat antaa arvion odotettavissa olevista lisätilauksista tai myynnistä. Tulevien tilausten tai myynnin ennakointi voi olla vaikein osa voiton laskemisessa.
Vaikka kaikkien kuukausikustannusten vähentäminen kaikista kuukausituloista voi antaa voittolaskelman, tuotantoyritysten on myös otettava huomioon kaikki myymätön varasto. Vaikka nämä tuotteet maksavat yritykselle niiden tuottamisen eivätkä ne tuottaneet tuloja kuukauden aikana, ne ovat silti varoja, jotka voidaan myydä tuleville tuloille. Näiden erien sisällyttäminen voittolaskelmaan voi antaa tarkemman tuloksen yrityksen tuloksesta.
Näitä lukuja voidaan käyttää pankin liiketoimintasuunnitelmassa, voitontavoitteiden lisäanalyysissä, myymättömän varaston käyttöä koskevissa suunnitelmissa ja investointien suunnittelussa. Yritys saattaa päättää, että sen on tehtävä enemmän markkinointia tilaustensa tai myynnin lisäämiseksi, tai se voi käyttää laskelmia päättääkseen ottaa lainan ostaakseen uusia laitteita, joiden avulla se voi tehdä enemmän liiketoimintaa tai olla kalliimpi tehokas. Voittolaskelma on päivitettävä säännöllisesti, jotta kasvu, lasku ja muu kehitys voidaan nähdä. Nämä muutokset voivat myös auttaa yritystä tekemään tärkeitä liiketoimintapäätöksiä.