On olemassa monenlaisia vaikeita työntekijöitä, jotka voivat tehdä työympäristöstä kurjan ja tuottamattoman kaikille työpaikalla. Persoonallisuudet voivat olla erilaisia, mutta on olemassa perustoimia, jotka auttavat levittämään useimmat tilanteet. Näitä ovat ongelman tunnustaminen, kaikkien huolenaiheiden kuunteleminen ja ongelman tunnistaminen sekä rakentavan palautteen antaminen vaikeita työntekijöitä käsiteltäessä.
Jotkut ihmiset kokevat, että jos ongelma jätetään huomiotta, se poistuu. Yksinkertainen totuus on, että kuten useimmat ongelmat, vaikeiden työntekijöiden käsittelemisen kysymyksen huomiotta jättäminen aiheuttaa usein lisää ongelmia. Paras tapa on tunnistaa ongelma ja toteuttaa suunnitelma huolenaiheiden lievittämiseksi. Ongelman pohjaan pääseminen mahdollisimman pian voi johtaa sujuvaan ja nopeaan ratkaisuun.
Esimiehen tai esimiehen tulisi tutkia ongelmaa henkilökohtaisesti sen sijaan, että luottaisi toisen työntekijän sanaan. Kuuntelutaidot ovat erittäin tärkeitä tässä vaiheessa saadakseen koko tarinan ja ymmärtämään tarkasti, mistä on kysymys. Johtajan tulee puuttua ongelmaan rauhallisesti, jolloin työntekijällä on aikaa vastata. Olisi annettava selkeitä esimerkkejä koetuista ongelmista ja muistettava käsitellä toimia eikä asianomaisen henkilön henkilökohtaisia näkökohtia.
Kyseisen työntekijän persoonallisuuden tunnistaminen on keskeinen osa vaikeiden työntekijöiden käsittelyssä. Perfektionistit ottavat kritiikin usein henkilökohtaisesti, kun taas tuottamattomat työntekijät eivät välttämättä hyväksy rakentavaa kritiikkiä lainkaan, ellei esitetä selkeitä esimerkkejä ja odotuksia. Dokumentointi ja seuranta ovat tärkeitä myös vaikeissa työntekijöissä, varsinkin jos harkitaan irtisanomista.
Irtisanominen on vaihtoehto, mutta tutkimukset ovat osoittaneet, että on kustannustehokkaampaa yrittää ratkaista työpaikan vaikeuksia kuin palkata ja kouluttaa uusi työntekijä. Joitakin valmennuksia voidaan tarvita, jotta työntekijä voi auttaa tunnistamaan ongelman ja antaa työkaluja käyttäytymisensä muuttamiseen. Vaikeiden työntekijöiden kanssa toimiessaan johtajien tulisi muistaa, että jokaisella voi joskus olla huono päivä. Kun huonoista päivistä tulee malli ja ne vaikuttavat muiden tuottavuuteen, on ryhdyttävä toimiin.
Vaikka monet ihmiset voivat tuntea itsensä puolustavaksi, kun ongelmia käsitellään, rakentavan palautteen antaminen voi auttaa työntekijää parantamaan työsuoritustaan. Kärsivällisyys ja palaute voivat auttaa työntekijää palaamaan raiteilleen ja tulemaan tuottavammaksi. Tämä vuorostaan toimii esimerkkinä muille esimiehille tai esimiehille, jotka etsivät tapoja käsitellä vaikeita työntekijöitä.