Palkanlaskut liitetään yleensä palkkiin, jossa esitetään yhteenveto tehdyistä tunneista, palkkatasosta ja mahdollisista pidätyksistä. Niistä on hyötyä varmistettaessa, että palkka on laskettu oikein, sekä tulojen ja vähennysten seurannassa. Vaikka kunkin yrityksen palkkalaskelmat voivat näyttää erilaisilta, niillä pitäisi olla samat perustiedot. Sen pitäisi heijastaa tarkasti, kuinka paljon palkkiosta pidätetään ja miksi. Tyypillisiä ennakonpidätyksiä ovat osavaltion ja liittovaltion verot, Medicare- ja sosiaaliturvamaksut (Yhdysvalloissa) sekä vakuutussuunnitelmiin tai terveydenhoitotileille suoritettavat maksut.
Palkanlaskut voivat myös ilmoittaa käytettävissä olevasta sairaus- tai lomarahasta, mikä on arvokasta, koska sen avulla työntekijä voi seurata käytettävissä olevaa henkilökohtaista tai sairausaikaa. Ne sisältävät myös tyypillisesti lokin tulojen määrästä tähän päivään mennessä, ja ne voivat jopa mainita asioita, kuten yrityksessä työskennellyt aika tai vuoden aikana tehdyt työtunnit. Palkanlaskenta ilmoittaa myös summan, jonka työntekijä osallistuu eläkesuunnitelmaan, työnantajan vastaavat maksut, sairausvakuutusmaksut ja vähennykset vakuutusmaksuista.
Koska palkanlaskelmissa on niin tärkeitä tietoja työntekijän tilasta, palkkatasosta ja vähennyksistä, ihmiset kysyvät heistä usein yhden kysymyksen: kuinka kauan niitä tulisi säilyttää?
Useimmissa tapauksissa palkkalaskelmat on säilytettävä, kunnes yksi tekee vuosittaiset veroilmoitukset. Vaikka työnantajien on annettava työntekijöille viimeinen vuoden lopun lausunto 31. tammikuuta mennessä, palkkalaskelmien säilyttäminen on hyödyllistä, jotta voit verrata summia tarkkuuden vuoksi. Useimmat asiantuntijat suosittelevat verotietojen säilyttämistä seitsemän vuoden ajan.
On tärkeää varmistaa, että palkkalaskelmat hävitetään oikein murskaamalla ne, koska niitä voidaan helposti käyttää tärkeiden henkilökohtaisten tietojen varastamiseen, kuten sosiaaliturvatunnus ja syntymäaika.