Palkanlaskennan säilyttämisvaatimukset vaihtelevat suuresti eri lainkäyttöalueilla, joten yritysten omistajien tulisi perehtyä oman alueensa lakeihin. Jotkut asiakirjat, jotka on ehkä säilytettävä, koskevat palkkaveroja, työsuhde -etuuksia ja työtuntien kirjaa. Heidän tulisi myös harkita sekä digitaalisten että paperisten kopioiden säilyttämistä palkanlaskennassa. Jos mahdollista, paperiasiakirjat on säilytettävä tulenkestävässä kaapissa, jotta ne eivät vahingoitu.
On hyvä selvittää, kuinka kauan palkanlaskenta on ehkä pidettävä. Tämä voi vaihdella maittain, ja sitä säätelevät yleensä paikalliset verovirastot. Yleensä useimmat tietueet on säilytettävä XNUMX–XNUMX vuoden kuluttua tapahtumista.
Yritysten omistajien on myös määritettävä, mitä erityisiä palkanlaskentatietoja on pidettävä. Jotkut tärkeät asiakirjat voivat sisältää asiakirjoja, jotka osoittavat, että tietyt verot on pidätetty työntekijän palkasta. Yksilön on ehkä myös säilytettävä tietueet, jotka osoittavat, kuinka paljon hänelle maksettiin ja kuinka monta tuntia hän teki. Tämä palkanlaskennan säilytyskäytäntö voi auttaa osoittamaan, että henkilöstölle maksettiin vähintään paikallinen minimipalkka, jos sellainen on. Se voi myös auttaa tarvittaessa varmistamaan lapsityölainsäädännön noudattamisen.
Muita palkanlaskennan säilyttämisvaihtoehtoja voivat olla ylityökorvaukset, työntekijäetuudet, lomaraha tai sairauspalkka. Jos yritys maksaa osuutensa eläkerahastoon tai maksaa osan työntekijöidensä vakuutusmaksuista, myös asiakirja on tallennettava. Jos työntekijöille maksetaan provisioita, esimiehen on ehkä myös säilytettävä yrityksen myyntiraportit.
Sekä paperiset että digitaaliset kopiot on säilytettävä. Tämä johtuu siitä, että siinä on varmuuskopiotiedosto, jos yksi tietuejoukko tuhoutuu. Digitaaliset tietueet tulisi säilyttää irrotettavilla tallennuslaitteilla, kuten kiintolevyllä, levyllä tai flash-asemalla, sen lisäksi, että ne ovat tietokoneen kiintolevyllä. Paperikopiot tulee lukita tulenkestävään kaappiin, joka sijaitsee alueella, joka ei ole alttiina tulville, koska tämä voi auttaa varmistamaan näiden asiakirjojen turvallisuuden.
Palkanlaskennan säilyttäminen voi olla tärkeä osa minkä tahansa yrityksen säännöllistä toimintaa. Tämä on yleensä helppoa, jos työtä seurataan säännöllisesti. Asiakirjojen tallentaminen asianmukaisesti ja vaadittavan ajan voi säästää esimieheltä paljon sydämensärkyä yrityksen tarkastuksen tai myynnin yhteydessä.