Järjestämättömän työpaikan luomiseksi ja ylläpitämiseksi on lukemattomia tapoja. Parhaiden työpaikan järjestämisvinkkien noudattaminen voi säästää aikaa, rentouttaa työntekijöitä ja nostaa tuottavuutta. Tekemällä muutamia muutoksia tapaan käsitellä papereita, sisustaa toimisto, käyttää työpöytää ja työskennellä tietokoneella, voit nauttia tehokkaammasta työpaikasta. Joitakin vinkkejä ovat päivittäisten tehtävälistojen käyttäminen, tiedostojen pitäminen järjestyksessä, työpaikan sotkun vähentäminen ja aikataulun pitäminen kalenterissa.
Työpaikan organisaatio riippuu siitä, onko tavaroita siellä, missä niitä tarvitaan, kun niitä tarvitaan. Arvioiden mukaan työntekijät menettävät noin tunnin päivässä yrittäessään löytää esineitä, jotka ovat tarpeen tehtävien suorittamiseksi. Työpaikan organisaatiojärjestelmään tarttuminen voi vähentää joka päivä menetettävää aikaa yksinkertaisesti kohteiden paikantamiseen. Lopeta joka päivä tavallisesti tekemällä luettelot seuraavana päivänä suoritettavista tehtävistä ja aloita seuraavana päivänä hakemalla kaikki tarvitsemasi materiaalit. Merkitse tehtävät pois luettelostasi suorittaessasi niitä; Näin voit keskittyä tuottavuutesi tasolle päivän aikana.
Kaikkien työpaikan järjestämisestä kiinnostuneiden on pidettävä tiedostot järjestyksessä. Erota eri tiedostot ja aseta ne sopiviin kansioihin. Vältä asiakirjojen satunnaista arkistointia tai tiedostojen jättämistä pois kansioista pidempään kuin on tarpeen. Tee henkilökohtaiseksi tavoitteeksi arkistoida paperi heti, kun se koskettaa käsiäsi.
Luo enemmän tilaa työpaikallesi. Sotku, mukaan lukien huonekalut tai sisustus, voi vaikuttaa kielteisesti työntekijän keskittymiskykyyn. Harkitse tarpeettomien huonekalujen poistamista, jotta saat enemmän tilaa ja ajattelutilaa. Jos mielestäsi toimistosi näyttää liian paljaalta, harkitse huonekalujen korvaamista enemmän organisointityökaluilla, kuten laatikoilla. Yritä samalla tavalla lisätä työpöytäsi tilaa poistamalla tavaroita, joita ei käytetä säännöllisesti, ja puhdistamalla työpöytäsi jokaisen päivän lopussa.
Huomaa, että työpaikan organisaatio kattaa muutakin kuin fyysiset asiat. Myös digitaalinen data ja fyysiset esineet on järjestettävä. Luo sinulle ja yrityksellesi järkevä digitaalinen järjestelmä ja ota se käyttöön. Kaikki järjestelmät, jotka helpottavat tärkeiden tietojen hakemista, voivat olla hyödyllisiä työpaikallesi.
Nykypäivän digitaalinen yhteiskunta voi helpottaa työntekijöiden käyttää tietokoneissa tai digitaalisissa laitteissa olevia kalentereita, mutta jos nämä digitaaliset asiakirjat katoavat, niiden noutaminen voi olla vaikeaa. Paperikalenterit tarjoavat fyysistä dokumentaatiota tehtävistä, projekteista, kokouksista ja tehtävistä. Kalenterien tulisi olla riittävän suuria, jotta ne vastaisivat säilyttäjänsä tarpeita; jos esimies pitää esimerkiksi kalenteria, hänen tulisi harkita sellaisen kalenterin ostamista, joka voi auttaa häntä pitämään kirjaa työntekijöistä. Digitaalisia kalentereita voidaan myös säilyttää, mutta niiden tulisi täydentää fyysisiä kalentereita eikä niitä saa käyttää niiden sijasta.