Työnantajat voivat luokitella työntekijät “vaikeiksi” monista syistä. Yleensä ongelma ei ole heidän yleisessä suorituskyvyssä tai tuottavuudessa, vaikka se voi olla. Vaikea työntekijä voi valittaa usein työpaikan käytännöistä, esimiehistä tai työtovereista tai se voi olla muilla henkilöstön jäsenillä, joilla on ongelmia tietyn työntekijän kanssa. Riippumatta siitä, mikä on käyttäytymisen tarkka järkytys, tehokkaita avaimia vaikeiden työntekijöiden hallintaan kuuluu tilanteen nopea käsittely, “minä” -lauseiden käyttäminen “sinä” sijaan ja keskittyminen ratkaisun kehittämiseen ongelman sijaan.
Täysin sujuva työpaikka on harvinainen, jopa kuvitteellinen. On varmasti käyttäytymisvaikeuksia, jotka vaikuttavat muihin työntekijöihin riippumatta siitä, missä asemassa heillä on yrityksessä. Yleinen virhe, jonka monet johtajat tekevät, on hylätä pienet asiat tai valitukset työntekijän vaikeudesta. Tällaiset johtajat saattavat uskoa, että vaikeudet johtuvat työtovereiden välisistä persoonallisuustaisteluista tai siitä, että pienet käyttäytymisongelmat poistuvat todennäköisesti itsestään. Kuitenkin vaikeiden työntekijöiden tehokas hallinta tarkoittaa pienienkin ongelmien korjaamista ennen kuin niistä voi tulla isompia, joihin liittyy enemmän työntekijöitä ja jotka vievät aikaa todellisesta työprosessista.
Vaikeaksi katsotun työntekijän johtajan olisi tapattava kyseisen henkilön kanssa mahdollisimman pian. Kokouksessa johtajan tulisi käyttää käyttäytymistä käsitteleviä “minä” -lausekkeita eikä “sinä” -huomautuksia, joissa keskitytään työntekijää syyttämään. Esimerkiksi sen sijaan, että sanot “et ole noudattanut yrityspolitiikkaa”, johdon pitäisi alkaa sanoilla “minun on saatava kaikki noudattamaan yrityksen käytäntöjä”. Yksi menestyksekkäimmistä avaimista vaikeiden työntekijöiden hallintaan on saada heidät mukaan ongelman ratkaisemiseen.
Esimies voi esimerkiksi kysyä häneltä, mikä on paras tapa varmistaa, että kaikki työntekijät noudattavat yrityksen politiikkaa kyseisessä asiassa. Keskustelu voi jatkua rakentavaksi ongelmanratkaisuistunnoksi. Suunnitelma käyttäytymisen korjaamiseksi on sitten laadittava vaikean työntekijän kanssa.
Tärkein avain vaikeiden työntekijöiden hallintaan on kuunnella heitä. Jos työntekijä alkaa puolustautua tai ei reagoi, johtaja voi sitten käyttää aktiivista kuuntelustrategiaa. Tämä tarkoittaa sitä, että työnantaja voi sanoa jotain ”Haluan todella kuulla sinun puolesi tässä asiassa. Kerro mielipiteesi ”aloittaaksesi vaikean työntekijän puhumisen. On tärkeää, että johtaja ei keskeytä. Sen sijaan muistiinpanojen tekeminen ja sitten asioista keskusteleminen työntekijän kanssa korjaussuunnitelman yhteydessä voi lopettaa keskustelun positiivisella ja rakentavalla tasolla.