Dematerialisaatio, joka tunnetaan myös nimellä DEMAT, on prosessi, joka siirtyy pois fyysisten asiakirjojen käytöstä taloudellisen kirjanpidon ylläpitämiseksi. Sen sijaan dematerialisaatiossa käytetään sähköisiä kirjanpitotyökaluja kaikenlaisten taloustoimien seuraamiseksi. Asiakirjasarja, jota voidaan hallita tehokkaasti ohjelmistosovelluksilla, sisältää lähes kaiken kirjanpidon perustiedoista varastotodistuksiin.
Yksi tämän sähköisen kirjanpidon lähestymistavan suurimmista eduista on se, että taseiden ja muiden kirjanpitoasiakirjojen kopioiden fyysinen tallentaminen ei ole enää tarpeen. Skannaustekniikan ansiosta on mahdollista jopa tehdä sähköisiä kopioita tukiasiakirjoista, jotka viittaavat sähköisten kirjanpitotietueiden rivikohtiin. Kaikki voidaan sijoittaa helposti kiintolevylle tai palvelimelle. Menetyksiltä ja korruptiolta suojaamiseksi varmuuskopiotiedostot voidaan helposti tehdä ja tallentaa muualla kuin sivustolla.
Peruskirjanpidon ohella dematerialisaatio mahdollistaa myös fyysisten varastotodistusten tarpeen poistamisen. Osakkeiden sähköiset kopiot voidaan arkistoida, jotta niitä on helppo hakea. Jos osakkeenomistaja tarvitsee nopeasti kopioita osakkeista, niitä voidaan käyttää ja lähettää sähköisin menetelmin, kuten sähköpostitse tai suojatulla FTP -lähetyksellä.
Dematerialisointi mahdollistaa myös valtuutettujen henkilöiden työskennellä samojen asiakirjojen kanssa samanaikaisesti. Fyysisten kirjanpitomenetelmien avulla kahden ihmisen on usein vaikea työskennellä kirjojen parissa kerralla. Kun kirjanpitoprosessi on täysin sähköinen, useat ihmiset voivat suorittaa eri toimintoja samanaikaisesti. Tiimi voi luoda uusia laskuja, postittaa maksuja aiemmista laskuista ja laatia laajan valikoiman raportteja samanaikaisesti.
Ei ole epäilystäkään siitä, että dematerialisaatioprosessi voi hyödyttää käyttäjiä monin tavoin. Kirjanpito vaatii paljon vähemmän tilaa, siihen on helppo päästä käsiksi syrjäisistä sijainneista ja sen avulla useat käyttäjät voivat käyttää kirjanpitokirjoja samanaikaisesti. Tällä hetkellä on olemassa maksullisia ja ilmaisia kirjanpito- ja talousrekisteriohjelmistopaketteja, jotka voivat auttaa yritystä tai organisaatiota saavuttamaan dematerialisaation täydellisen aseman helposti. Kirjanpito -ohjelmistojen tapauksessa on myös online -tuotteita, joiden avulla henkilö tai yritys voi perustaa virtuaalikirjoja. Turvallisesti ladatut tuotteen palvelimille valtuutetut henkilöt voivat käyttää ja käsitellä tietueita mistä tahansa paikasta, jossa on aktiivinen Internet -yhteys.