Tehokkaimman suorituskyvyn hallinnan valitseminen voi olla pelottavaa, mutta palkitsevaa. Johtajan tehtävä ei ole vain hallinnoida kurinpitotoimia heikosti suoriutuvalle työntekijälle, vaan myös kehittää tapoja tunnustaa työntekijä, joka on tehnyt merkittäviä saavutuksia ja osallistunut tiimiin. Valitessaan tehokasta suorituskyvynhallintajärjestelmää järkevä johtaja haluaa varmistaa, että järjestelmä noudattaa ajatusta asettaa erityisiä, mitattavia, saavutettavissa olevia, realistisia ja oikea -aikaisia (SMART) tavoitteita.
Kun tavoitteet sisältävät nämä viisi konkreettista elementtiä, niistä tulee konkreettisia ja objektiivisia. Niiden avulla työntekijä tietää, mitä hänen on tehtävä täyttääkseen tai ylittääkseen standardit. Tämä on kriittinen ja joskus unohdettu osa tehokasta johtajan työtä. Jotta johtajat olisivat tehokkaita, heidän on yritettävä välttää hitaasti riippuvaisuutta subjektiiviseen arviointiin johdon arsenaalissa ja korvata se asettamalla objektiiviset, helposti nähtävät kriteerit. Kun vuoden lopun arvioita tulee, on helppo osoittaa, onko työntekijä tavannut tavoitteensa, jäänyt niiden alle tai ylittänyt ne.
Voi olla hyödyllistä tarkastella SMART -tavoitteita esimerkissä tehokkaasta suorituskyvyn hallinnasta. Oletetaan, että hallinnoit puhelinkeskusta ja haluat mitata työntekijöidesi puheluiden laatua. Voit kehittää järjestelmän, jossa huomaat muun muassa, että kuuntelet tietyn määrän puheluita viikossa, että jokaisen työntekijän soittaman puhelun on oltava tietyn kulun ja rakenteen mukainen ja että äänensävy on seurantaa sekä vastausten ja tutkimuksen perusteellisuutta. Arvioimalla kukin näistä osista tai yksinkertaisesti tarkistamalla, onko ne tehty vai ei, johtaja on käyttänyt älykästä ja älykästä hallintajärjestelmää, koska se on korvannut subjektiivisen harkinnan objektiivisella havainnoinnilla.
Tämän lisäksi on sovellettava ilmeisempiä standardeja, kuten työntekijän puhelusaika ja se, onko he kirjautuneet järjestelmään annetun ajan kuluessa. Tällä tavoin johtaja voi helposti ja järjestelmällisesti arvioida työntekijöidensä suorituksia. Kun on aika tunnistaa heikot esiintyjät ja palkita parhaat saavutukset, johtaja pystyy esittämään todisteita arviointinsa tueksi.
Sitä vastoin suorituskyvynhallintajärjestelmä, josta puuttuvat SMART -tavoitteet, voi vaarantaa johtajan uskottavuuden, asettaa kyseenalaiseksi hänen kykynsä arvioida suoraan ja objektiivisesti ja johtaa mahdollisesti vakaviin henkilöresursseihin tai oikeudellisiin seurauksiin. Jos johtaja sallii työntekijöidensä tavoitteiden ja odotusten vaihtelevan tai vaihtelevan, työntekijällä on oikeus kiistää kaikki heitä vastaan tehdyt negatiiviset arviot. Näin ollen tehokas suorituskyvynhallinta sisältää aina SMART -tavoitteita