Lehdistötiedote on tarkoitettu välittämään tietoa tulevasta tai meneillään olevasta tapahtumasta tai tekemään muunlaista lausuntoa tiedotusvälineille. Kun kirjoitat lehdistötiedotetta, muista, että monet medialähteet saavat suuren määrän lehdistötiedotteita päivittäin, joten on tärkeää pitää tiedot ytimekkäinä, mielenkiintoisina ja tarkkoina. Lehdistötiedote on koukku, ja hyvin kirjoitettu tosiasiatiedote saa aikaan myönteistä julkisuutta. Lehdistötiedotetta kirjoittaessasi on erinomainen idea ajatella itseäsi toimittajan mieleen varmistaen, että olennaiset tiedot on hahmoteltu selkeästi tavalla, joka ei ole liian myynninedistävä.
Lehdistötiedotteen yleiset muotoilusäännöt sisältävät selkeästi luettavan ja puhtaan fontin, kuten Times New Romanin tai Arialin, käyttämisen, sopivan koon ja kaksinkertaisen välilyönnin. “LEHDISTÖTIEDOTE” tulee keskittää ja kirjoittaa lihavoituna asiakirjan yläosaan, jotta rento vilkaisu paljastaa viestinnän luonteen. Lehdistötiedote tulee aina lähettää yrityksen kirjelomakkeelle, ja yhteystiedot on lueteltu ylä- ja alareunassa. Jos yrityksen kirjelomaketta ei ole saatavilla, on lisättävä yrityksen logo, jotta asiakirja on selvästi virallinen viesti. Lehdistötiedotteet on aina tarkistettava oikeinkirjoituksen ja kielioppivirheiden varalta, jotta varmistetaan, että ne tekevät positiivisen vaikutelman vastaanottajalle.
Lehdistötiedote esittelee paloja tietoa helposti saatavilla olevalla tavalla. Lehdistötiedotteen tulee johtaa lyhyt otsikko, aivan kuten sanomalehden otsikko. Otsikko on tilaisuus tarttua toimittajaan ja herättää hänen kiinnostuksensa muuhun sisältöön. Pidä se lyhyenä, informatiivisena ja mielenkiintoisena. ”Tapaa kuuluisa kirjailija Howard Zinn cocktail -vastaanotolla 16. joulukuuta” ei ole hyvä otsikko, koska se on liian sanallinen; ”Sinut on kutsuttu vastaanotolle Howard Zinnin kanssa” on parempi.
Otsikon jälkeen ensimmäisessä kappaleessa on kerrottava lehdistötiedotteen nopeasta kuka, mitä, missä, milloin, miksi ja miten. Tämä osa lehdistötiedotteesta on esimerkissämme sopiva kohta, jossa kerrotaan, että tapahtuma on cocktail -vastaanotto Hoover -kirjastossa tiistaina klo 7. sisällytetty toiseen kappaleeseen. Esimerkissämme toinen kappale voi sisältää yksityiskohtaisia tietoja Howard Zinnin valtakirjasta, vastaanoton syystä ja muista raportin yksityiskohdista. Lopuksi sulje lyhyellä kappaleella, joka lopettaa julkaisun ja toistaa asiaankuuluvat tiedot.