Ohjeasiakirja on eräänlainen virallinen julkaisu, joka sisältää ohjeita ja ehdotuksia, joita lukijat voivat käyttää suorittaessaan kyseiseen asiakirjaan liittyviä tehtäviä. Julkisyhteisöt julkaisevat usein tämän tyyppisiä asiakirjoja auttaakseen yksilöitä ja yrityksiä noudattamaan sääntelyvirastojen antamia määräyksiä ja tarjoamaan arvokasta tietoa järjestetyssä muodossa. Valtion virastojen ohella yritykset antavat toisinaan myös ohjeasiakirjoja, jotka auttavat projektin hallinnassa tai kansainväliselle alueelle sijoittautuneen yrityksen sivuliikkeen toiminnassa.
Vaikka ohjeasiakirjalle ei ole yleistä muotoa, jotkin elementit sisältyvät lähes kaikkiin tämän tyyppisiin julkaisuihin. Asiakirjat sisältävät yleensä johdannon, joka antaa lukijalle jonkin verran taustaa myöhemmissä osioissa käsitellyistä aiheista. Ei ole epätavallista, että johdannossa hahmotellaan myös syyt opaskirjan laatimiseen ja annetaan yleiskatsaus julkaisijan tavoitteista lukijan kannalta.
Johdannon ohella ohjeasiakirja rakennetaan yleensä sarjaan lukuja, jotka käsittelevät aiheeseen liittyviä keskeisiä kysymyksiä. Jokaista aihetta käsitellään yksityiskohtaisesti, mukaan lukien tiedot mahdollisista käyttötarkoituksista, mahdollisista laeista tai määräyksistä, jotka on pidettävä mielessä osana tätä käyttöä, ja millaisia seuraamuksia voidaan määrätä noudattamatta jättämisen vuoksi. Ajatuksena on tarjota lukijoille nopea ja helppo tapa löytää ehdotetun toiminnon kannalta olennaiset tiedot ja käyttää näitä tietoja toiminnan jäsentämiseen tavalla, joka täyttää kaikki voimassa olevat lakisääteiset vaatimukset.
Ei ole epätavallista, että ohjeasiakirja sisältää kysymys- ja vastausosion sekä termien sanaston. Kysymykset ja vastaukset -osiossa käsitellään skenaarioita, joita tavallisesti esiintyy yritettäessä suorittaa asiakirjan aiheeseen liittyviä tehtäviä, ja esitetään tapoja hallita tehtäviä ja olla silti sopusoinnussa turvallisuuden ja muiden valtion standardien kanssa. Termien sanaston sisällyttäminen voi auttaa lukijoita löytämään nopeasti ohjeasiakirjan pääosassa käytettävien ilmausten ja termien määritelmän ja helpottamaan annettujen tietojen kontekstin ymmärtämistä.
Ohjeasiakirjan aiheesta riippuen julkaisu voi olla hieman lyhyt ja yksinkertainen, tai se voi sisältää suuren määrän sivuja, jotka sisältävät tekstiä, piirroksia ja mitä tahansa muuta, mitä voidaan vaatia jonkin verran monimutkaisen aiheen tutkimiseksi. Valtion virastot toimittavat usein nämä asiakirjat yrityksille joko maksutta tai pientä maksua vastaan. Yhden luukun resurssina, joka sisältää tiettyihin tilanteisiin liittyviä tietoja, ohjeasiakirja voi auttaa yrityksiä välttämään hallituksen määräysten noudattamatta jättämistä ja välttämään kalliiden muutosten tekemistä liiketoimintaan tämän noudattamatta jättämisen vuoksi.