Useimmat äänikonferenssipalveluja käyttävät organisaatiot haluavat käyttää luotettavan neuvottelupuhelun tarjoajan palveluita. Tyypillisesti puhelun aloittajalle laskutetaan kiinteä minuuttihinta per yhteys konferenssiin. On kuitenkin toinenkin vaihtoehto, joka voi olla erittäin hyödyllinen voittoa tavoittelemattomille järjestöille ja yrityksille, jotka eivät pysty budjetoimaan paljon rahaa puhelinkonferenssipalveluihin. Tämä vaihtoehto on ilmainen neuvottelupuhelupalvelu. Ilmaisen neuvottelupuhelun avulla asiakkaalta ei veloiteta neuvottelukuluja, joten maksettavaa laskua ei ole. Tässä on joitain tietoja ilmaisten neuvottelujen toiminnasta ja milloin palvelu voi olla toimiva vaihtoehto.
Lähettäjän valitsemana ajankohtana osallistujat ja isäntä soittavat konferenssisiltaan ja antavat ennalta sovitun salasanan, kun automaattinen viesti pyytää. Jokainen salasanan syöttävä ohjataan suojattuun neuvottelupuheluun, jossa kaikki osapuolet voivat vapaasti olla vuorovaikutuksessa keskenään. Ei ole käyttäjän tervehdystä tai väliintuloa. Maksuttoman neuvottelupuhelun prosessi on täysin automatisoitu.
Ensimmäinen asia, joka on ymmärrettävä ilmaisesta neuvottelupuhelusta, on se, että se ei ole täysin ilmainen. Jokaiselle osallistujalle aiheutuvat kustannukset, jotka liittyvät kaukopuhelun soittamiseen yhteyden muodostamiseksi konferenssisiltaan. Maksut eivät näy ilmaisen neuvottelupuhelun tarjoajan laskussa, vaan veloituksena kunkin osallistujan henkilökohtaisesta puhelinlaskusta luoduista minuutteista. Ilmaisen neuvottelun kesto perustuu siihen tosiseikkaan, että puhelinneuvottelija ei veloita käyttöönottomaksuja tai maksuja linjojensa käytöstä. Prosessi on ehdottomasti yhteys maksullisiin neuvottelupuheluihin, itse asiassa sarja kaukopuheluita, jotka kaikki päättyvät yhteiseen neuvotteluun.
Ilmaiset neuvottelupuheluiden tarjoajat voivat tarjota tällaista palvelua kahdesta syystä. Ensinnäkin heidän tulonlähteensä on liikenteen määrä, joka syntyy niiden konferenssisiltoihin päättyville riveille tai linjoille. Joka minuutti, kun joku käyttää jotakin linjoistaan kokoukseen, hän saa tuloja. Toiseksi ilmaiset neuvottelupuhelupalvelut vaativat hyvin vähän laitteita ja henkilöstöä. Tämä tarkoittaa erittäin alhaisia käyttökustannuksia, jotka voidaan helposti kattaa jatkuvalla käytöllä.
Tietenkin on olemassa tapoja tehdä ilmainen neuvottelupuhelu täysin ilmaiseksi. Yksi tapa on soittaa kokoukseen matkapuhelimella. Jos et normaalisti käytä sallittua matkapuhelinminuuttia laskutusjakson aikana, ilmaisen neuvottelupuheluun osallistumisen hinta on todella ilmainen. Lisäksi, jos lankapuhelimesi kaukosuunnitelma sisältää kiinteän kuukausimaksun rajoittamattomasta kaukopuhelusta, et maksa mitään ylimääräistä osallistuaksesi ilmaiseen neuvottelupuheluun.
Ilmaisilla neuvottelupuhelupalveluilla on joitain haittoja. Esimerkiksi linjat ovat saatavilla saapumisjärjestyksessä. Jos sinulla on suuri määrä osallistujia, jotka joutuvat kokoontumaan puhelinkonferenssiin, ei ole takeita siitä, että linjoja on riittävästi normaaleina aukioloaikoina. Lisäksi ei yleensä ole mahdollista saada apua operaattorilta, jos ilmaista neuvottelupuhelua esiintyy taustamelua tai muita häiriöitä. Mutta organisaatiolle, joka tarvitsee vain puoli tusinaa linjaa ruuhka -aikana, ilmainen neuvottelupuhelupalvelu voi toimia erittäin hyvin ja auttaa pitämään budjetin ennallaan samanaikaisesti.