Sähköpostitietokantamarkkinointi on sitä, kun yritykset lähettävät kohdennettuja sähköisiä viestejä asiakkaille, yksityishenkilöille tai yrityksille toivoen kuluttajien ostosten lisääntymistä. Yritykset hankkivat sähköpostiosoitteita verkkosivustojen, kommenttikorttien, kyselyiden tai ostamalla osoitteita kolmannelta osapuolelta. Sähköpostitietokantamainonta hyödyntää yritysten ja kuluttajien jo käytössä olevaa teknologiaa liidien luomiseen ja suoramarkkinointikanavien luomiseen, joita kilpailijat eivät ehkä käytä.
Sähköpostiluetteloiden luominen ei ole kovin vaikeaa nykypäivän liiketoimintaympäristössä. Monet yritykset vaativat asiakkaita luomaan tilit tai syöttämään sähköpostiosoitteita käyttäessään yrityksen verkkosivustoa. Tämä pakottaa asiakkaat antamaan yritykselle sähköpostiosoitteen, joka mahdollistaa sähköpostitietokantamarkkinoinnin tulevaisuudessa. Hyvän maineen ylläpitämiseksi monet yritykset tarjoavat asiakkaille mahdollisuuden kieltäytyä, poistaa sähköpostinsa tietokannasta tai rajoittaa yritykseltä saamiensa sähköpostien määrää. Yritykset voivat myös luoda käytäntöjä, jotka rajoittavat asiakkaiden sähköpostiosoitteiden myyntiä ulkopuolisille yrityksille.
Sähköpostiosoitteiden käyttäminen markkinointiin ja mainontaan voi lisätä yritysten mahdollisuuksia levittää viestiään. Monilla ihmisillä on mobiililaitteet, joiden avulla he voivat vastaanottaa tietoa lähes reaaliaikaisessa muodossa. Yritykset voivat maksimoida markkinointimahdollisuudet lähettämällä sähköposteja ruuhka-aikoina. Yritys voi esimerkiksi työskennellä tutkimusyrityksen kanssa selvittääkseen, milloin useimmat ihmiset tekevät ostoksia kaupoissa päivällä tai illalla. Näiden tietojen avulla yritykset voivat luoda automaattisen markkinointisähköpostin yrittääkseen tavoittaa kuluttajat näinä aikoina. Kupongin lisääminen voi lisätä mahdollisuuksia, että kuluttaja tekee ostoksen kaupasta.
Toinen vaihtoehto sähköpostitietokantamarkkinoinnissa on jakaa kuluttajat erilaisiin väestöryhmiin. Esimerkiksi, jos kuluttajia pyydetään toimittamaan tiettyjä tietoja, kuten tulot, sijainti, ikä, sukupuoli, perheen koko ja muut tilastot, yritys voi räätälöidä sähköpostimarkkinointiviestejä entisestään. Tämä antaa suurelle organisaatiolle tai yritykselle mahdollisuuden luoda alueellisia viestejä markkinointia ja mainontaa varten.
Sähköpostitietokantamarkkinoinnin avulla yritykset voivat myös luoda yksinkertaisia, lomaketyylisiä viestejä, joita käytetään toistuvasti. Luomalla muutaman perusmallin yritys voi sitten lisätä sähköpostiviestin helposti tietokonekaavan avulla. Tämä vähentää viestien luomiseen ja kehittämiseen tarvittavaa markkinointihenkilöstöä. Sähköinen lomake voi sisältää myös seurantatietoja, jotka kertovat yritykselle, mitä tietoa kuluttajat eniten haluavat. Tämän tiedonseurannan avulla yritykset voivat edelleen parantaa tulevia sähköpostimarkkinointiviestejä.