Työnkulku on yhden tai useamman henkilön suorittama vaiheiden sarja, joka on suunniteltu tekemään prosessista mahdollisimman tehokas ja helppo. Paras työnkulkuohjelmisto voi olla yksi kahdesta eri asiasta. Ensinnäkin työnkulkuohjelmisto voi olla ohjelmisto, joka auttaa ylivoimaisesti organisaation työnkulun suunnittelussa, seurannassa ja parantamisessa. Vaihtoehtoisesti se voi olla ohjelmisto tai paketti, joka on suunniteltu niin hyvällä yhteentoimivuudella, että se tekee harkitusta suunnittelustaan työnkulun saumattoman ja virtaviivaisen. Kahden parhaan työnkulkuohjelmiston valitseminen vaatii erilaisia lähestymistapoja.
Ensimmäinen työnkulkuohjelmistotyyppi voi olla myös BPM (Business Process Management) – tai Project Management Software (PMS) -ohjelmisto. Nämä ohjelmistopaketit ovat laajoja, ja työnkulku on vain osa siitä, mihin ne keskittyvät. Siksi, jotta voit valita parhaan, sinun on tutkittava selvittääksesi, mikä antaa työnkululle tarvitsemasi hoidon. Harkittavia ominaisuuksia ovat käytettävyys tarkoituksiisi, olipa kyseessä sitten oma tai avoin lähdekoodi, suunnittelu ja kustannukset. On luultavasti syytä tarkistaa työnkulun ulkopuoliset ominaisuudet nähdäksesi, voivatko ne olla hyödyllisiä muilla liiketoiminnan osa -alueilla.
Toinen työnkulkuohjelmistotyyppi on joko itsenäinen ohjelma, joka on suunniteltu yhteentoimivuutta silmällä pitäen, tai sarja, joka on hyvin suunniteltu ja tekee mitä tarvitset. Esimerkki ensimmäisestä on arkkitehtoninen ohjelmisto, joka voi tuoda kaikki mahdolliset tiedostotyypit ja viedä kaikenlaiset tiedostotyypit, joita haluat ehkä käyttää yrityksessäsi tai jakaa asiakkaiden kanssa. Ohjelmistotuote, jolla on vähemmän tuonti- ja vientivalintoja, vaikeuttaisi työnkulkua vaatimalla työn muuntamista toiseen ohjelmaan, skannaamista tai syöttämistä uudelleen työnkulun ylläpitämiseksi.
Esimerkki ohjelmistopaketista, joka tarjoaisi parhaan työnkulun, voisi olla integroitu kirjoitus- ja muokkausohjelmisto ja vastaava asetteluohjelmisto. Hyvin suunniteltu duo tekisi kopioinnista helppoa ja virtaavaa. Se helpottaisi myös asettelun säätämistä ja siitä aiheutuvien muutosten näkemistä menettämättä aiempia malleja sekä helpottaisi materiaalin muokkaamista sopivaksi. Tämän tyyppisen ohjelmiston valitseminen edellyttää suunnittelua koko työnkulun tarpeiden mukaan ja niiden kaikkien huomioon ottamista.