Liiketoimintaprosessien kartoitus on käsite, joka käyttää kirjoitettuja sanoja ja visuaalisia asetteluja selittämään tyypillisiä toimintoja. Käytännön yleistyessä on kehitetty useita liiketoimintaprosessien kartoitusvälineitä helpottamaan ja nopeuttamaan sitä. Yleisimmin käytetty työkalu on prosessien kartoitusohjelmisto, joka voi tarjota organisaatiolle monia etuja, kuten mahdollisuuden dokumentoida olemassa olevat prosessit ja varmistaa, että ne ovat tehokkaita liiketoiminnan tavoitteiden saavuttamisessa.
Nämä työkalut voivat myös tarjota prosessimallinnusta, joka mahdollistaa reaaliaikaisen näkemyksen siitä, miten ehdotetut muutokset voivat vaikuttaa olemassa oleviin prosesseihin ja liiketoiminnan kokonaisfunktioon. Toinen ohjelmiston etu on auttaa automatisoimaan olemassa olevia prosesseja ja integroimaan ne useille liiketoiminta -alueille. Kartoitustyökalut voivat auttaa yrityksiä noudattamaan ISO 9000: n kaltaisia määräyksiä, jotka saattavat edellyttää dokumentointia laatujärjestelmäprosesseista.
Ensimmäinen vaihe liiketoimintaprosessien kartoittamisessa on yleensä olemassa olevien liiketoimintaprosessien dokumentointi. Liiketoimintaprosessien kartoitusvälineet tarjoavat mahdollisuuden luoda vuokaavioita ja muita työkaluja, jotka havainnollistavat visuaalisesti olemassa olevia prosesseja ja niiden suhteita toisiinsa. Kun prosessit on dokumentoitu, niitä voidaan analysoida ja tarkistaa, jotta ne vastaavat riittävästi organisaation tosielämän toimintaa. Prosessikartoituksen avulla on myös helpompi tunnistaa prosessien tehottomuudet ja parannettavat alueet.
Seuraavaksi yritys voi luoda malleja kartoitetuista prosesseista. Mallinnus mahdollistaa järjestelmän ehdotettujen muutosten toteuttamisen hypoteettisissa tilanteissa, minkä ansiosta prosessin omistajat voivat tarkkailla muutoksen mahdollisia tuloksia ja arvioida, korjaako se tehokkaasti ensimmäisessä vaiheessa havaitsemansa tehottomuuden. Prosessisimulaatioiden avulla voidaan toteuttaa useita ehdotettuja muutoksia ja havaita ja arvioida niiden vaikutuksia ennen todellisten organisaatiomuutosten tekemistä.
Organisaatiot voivat myös käyttää liiketoimintaprosessien kartoitusvälineitä automatisoidakseen olemassa olevia toimintoja, mikä lisää tehokkuutta ja yhdenmukaisuutta eri osastojen välillä. Ohjelmisto voi auttaa eri osastojen järjestelmiä “puhumaan” keskenään ja jakamaan tarvittavaa tietoa. Prosessiautomaatio säästää usein aikaa ja rahaa ja auttaa suurempia yrityksiä toteuttamaan yhtenäiset työnkulkuprosessit kaikilla yrityksen alueilla.
Yhtenäisyys voi olla tarpeen organisaatioille, joiden on noudatettava erilaisia määräyksiä, kuten ISO 9000. Monet sääntelyvirastot vaativat yrityksiä dokumentoimaan prosessinsa ja takaamaan yritysten noudattamisen. Nämä työkalut voivat tarjota tarvittavat asiakirjat, seurata yksilöllistä vaatimustenmukaisuutta ja tunnistaa alueet, joilla tarvitaan lisäkoulutusta.