Asianmukainen valmistautuminen palkanlaskennan tarkastukseen sisältää perusteellisen ymmärryksen siitä, mitä tarkastus sisältää, ja monesti myös lakimiehen hankkiminen. Siihen kuuluu myös, että työnantajat tunnistavat jokaisen heille palveluja suorittaneen henkilön ja luokittelevat nämä henkilöt työntekijän tai muun kuin työntekijän asemaan. Oikeudellisten seurausten välttämiseksi on tärkeää, että kaikki työnantajat pysyvät palkkaprosessiensa tasalla, johon kuuluu palkkaraporttien jatkuva vertaaminen pääkirjoihin sekä pankkien täsmäytysten tarkistaminen. Monet työnantajat kohtaavat palkanlaskennan seurauksia, koska heillä ei ole asianmukaisia asiakirjoja työntekijöille, jotka suorittavat useamman kuin yhden tehtävän, joten työnantajien on tärkeää ymmärtää erorajat ja laillisuus.
Palkkatarkastuksen suorittamiseen on useita syitä, ja monet yritykset aloittavat valmistelunsa etsimällä ja pitämällä asianajajan. Palkkatarkastuksen aikana kolmas osapuoli ilmoittaa yritykselle, että tarkastus on tarkoitus suorittaa. Tällöin tarkastettavalla yrityksellä on aikaa valmistautua. Oikeudellinen neuvonantaja auttaa yrityksiä ymmärtämään, mitä asiakirjoja tulisi luovuttaa ja mitä ei pitäisi luovuttaa tarkastuksen suorittavalle kolmannelle osapuolelle.
Koska osa palkanlaskennan tarkastuksesta sisältää työnantajan toimittavan asiakirjat jokaisesta työntekijästään, on tärkeää ymmärtää työntekijän todellinen määritelmä. Työntekijänä pidetään henkilöä, joka on suorittanut palveluja yritykselle; Joissakin tapauksissa on kuitenkin porsaanreikiä, joiden avulla työnantaja ei voi tunnustaa henkilöä työntekijäksi. Tämä koskee myös silloin, kun henkilö harjoittaa liiketoimintaa itselleen, sekä niitä ihmisiä, jotka ovat suoraan myyjiä.
Työnantajien on myös tärkeää ymmärtää, miten luokitellaan työntekijät, jotka suorittavat useamman kuin yhden tehtävän. Kun näin tapahtuu, työnantajilla on oltava asiakirjat, jotka kirjaavat tarkasti, kuinka monta tuntia kukin työntekijä työskenteli kussakin tehtävässä. Jos asiakirjoja ei ylläpidetä, kunkin työntekijän kokonaispalkka veloitetaan hänen työtehtävänsä mukaan, jolla on korkein luokitus.
Tarkastuksen suorittava yhteisö haluaa myös varmistaa, että tarkastettavalla yrityksellä on palkkalaskelmat, jotka vastaavat sen pääkirjoja. Valmistautuakseen tähän palkkatarkastuksen osaan yritysten tulisi aina verrata bruttopalkkakustannuksia, sekkien nettosummia ja työntekijöiden sekkeistä pidätettyjä veroja kaikkiin pääkirjoissa oleviin numeroihin. Lisäksi tilintarkastuksen valmistelun helpottamiseksi on hyödyllistä verrata sekä palkkaraportteja että pääkirjoja pankkien täsmäytystietoihin. Kaikkien näiden lukujen vertaaminen auttaa työnantajaa varmistamaan, että työntekijöiden sekkeissä ei tapahdu muutoksia.