Ennaltaehkäisevä toimenpide on mikä tahansa toimenpide, jolla pyritään korjaamaan prosessin puute tai heikkous, ennen kuin se vahingoittaa merkittävästi prosessin tuloksia. Tätä strategiaa voidaan hyödyntää useissa olosuhteissa, ja se sisältää tyypillisesti johdon pyrkimyksiä varmistaa, että toiminta toimii mahdollisimman tehokkaasti. Ennaltaehkäisevän toiminnan avulla pyritään tunnistamaan mahdolliset ongelmat ennen niiden syntymistä, toteuttamaan muutoksia, jotka minimoivat tai poistavat ongelman ja mahdollistavat tuotannon jatkumisen ilman haittavaikutuksia.
Ennaltaehkäisevän toiminnan alkuperä voi olla peräisin useista lähteistä. Johtoryhmä voi käyttää tuotantoprosessista kerättyä tietoa ja tunnistaa jonkin tekijän, johon pitäisi puuttua kehittyvän ongelman välttämiseksi. Toisinaan työntekijät, jotka ovat suoraan mukana tuotantoprosessissa, saattavat huomata jotain, joka voi vaikuttaa haitallisesti toimintaan, ja työskennellä esimiehen kanssa estääkseen tämän haitallisen vaikutuksen. Jopa asiakkaat voivat joskus tehdä ehdotuksia, jotka vuorostaan johtavat johtoryhmän tarkastelemaan tarkemmin tuotteen jotakin näkökohtaa tai tuotteen valmistustapaa ja kehittämään toimintatapaa, joka sisältää asiakkaan ehdotukset.
Ennaltaehkäiseviä toimia voidaan tehdä missä tahansa liiketoimintaympäristössä. Prosessin olennaisiin asioihin kuuluu jonkin tekijän tunnistaminen, joka voi jollain tavalla hidastaa tuotantoa tai heikentää laatua. Kun mahdollisen ongelman perimmäinen syy on tunnistettu, on mahdollista alkaa miettiä mahdollisia ratkaisuja, jotka poistavat ongelman. Jokainen näistä ratkaisuista ajetaan sitten simulaatioprosessin läpi sen määrittämiseksi, aiheuttaisiko yksi tai useampi lisäongelmia, jos ne toteutetaan. Kun paras mahdollinen ratkaisu on tunnistettu, se otetaan käyttöön ja toimintaa voidaan jatkaa samalla tai mahdollisesti jopa korkeammalla tuotanto- ja tehokkuustasolla.
Kaikenkokoiset yritykset voivat käyttää ennaltaehkäiseviä toimia toimintansa tehostamiseksi. Toimistossa tämäntyyppisten korjaavien toimenpiteiden toteuttaminen voi lisätä tuottavuutta päivittäisten hallinnollisten tehtävien käsittelyssä. Tuotantolaitokset voivat ryhtyä ennaltaehkäiseviin toimiin minimoidakseen laitteiden rikkoutumisen tai tavaroiden valmistuksessa käytettyjen raaka-aineiden saastumisen. Jopa kotiyritys voi hyödyntää ennaltaehkäisevän toiminnan yleistä käsitettä tunnistamalla prosessin avulla asiat, jotka voivat suistaa tuottavuuden ja vaikuttaa haitallisesti tulovirtaan, ja kehittämällä prosesseja, jotka varmistavat, että tulotasot pysyvät hyväksyttävillä rajoilla.