Käyttämäsi yrityksen puhelinvastaajan tervehdyksen tulee olla melko lyhyt ja ytimekäs, vaikka voit käyttää sitä keinona osoittaa yrityksesi tarjonta. Viestisi yleisen sävyn tulisi olla ammattimainen ja osoittaa soittajille, että vaikka heidän puhelunsa on jäänyt vastaamatta, he ovat tärkeitä ja aiot ottaa heihin yhteyttä mahdollisimman pian. Tässä yhteydessä sinun ei kuitenkaan pitäisi osoittaa, että puhut jonkun tärkeämmän kuin soittajan kanssa. Yrityksesi puhelinvastaajan tervehdys tulee myös räätälöidä millä tahansa tavalla tarpeelliseksi yrityksesi ja tarpeidesi mukaan.
Yrityksen puhelinvastaajan tervehdys on yrityksen vastaajaan tai vastaajaan tallennettu viesti. Koska ainakin osa asiakkaistasi kuulee tämän viestin, kannattaa pitää viesti ammattimaisena. Suurimmaksi osaksi sinun ei pitäisi luoda typerää tai hauskaa viestiä, vaan sen sijaan tarjota tärkeää ja hyödyllistä tietoa ammattimaisella ja melko nopealla tavalla. Voit kuitenkin käyttää viestiä nopeana tilaisuutena sisällyttää lyhyen lausunnon tietystä tarjoamastasi palvelusta, kuten “Kiitos, että soitit The House of Pies, joka on maailmankuulun kesäkurpitsa- ja artisokkapiirakan koti.”
Yrityksen puhelinvastaajan tervehdyksessä antamasi tiedot voivat vaihdella tarpeidesi mukaan, vaikka jotkin perustiedot ovat yleisiä. Sinun on ilmoitettava saavutettu yritys, mukaan lukien tietty nimi, jos sinulla on henkilökohtainen yrityksen numero tai laajennus. Jos viesti on tarkoitettu yleiseen käyttöön, saatat ilmoittaa, että et ole tavoitettavissa, vaikka työajan jälkeen käytettävä viesti voi tarjota soittajalle normaalit aukioloajat. Älä kuitenkaan käytä mitään kieltä, jota voidaan käyttää osoittamaan, että olet kiireinen tehtävän kanssa, joka on tärkeämpi kuin soittaja.
Kaikkien käyttämäsi yrityksen puhelinvastaajan tervehdysten tulee olla myös räätälöityjä ja henkilökohtaisia tarpeidesi mukaan. Jos sinulla on hätäpalvelu, jonka soittaja voi aktivoida napin painalluksella nopeamman vastauksen saamiseksi, sinun on ilmoitettava tämä viestissä. Voi myös olla hyödyllistä muistuttaa soittajia viestissä tarvittavista tiedoista, kuten nimestä, yhteystiedoista ja puhelun syystä. Sinun tulee myös kiittää soittajaa puhelusta viestisi lopussa ja ilmoittaa, että aiot palauttaa puhelun mahdollisimman pian.