Monet ammattilaiset käyttävät transkriptiojärjestelmää muistiinpanojen tekemiseen työstä tai tutkimuksesta, ja oikean järjestelmän valitseminen varmistaa, että sanelut on helppo luoda ja käyttää. Ohjauslaitteita käytetään yhdessä transkriptiojärjestelmän kanssa, mutta on olemassa monia erilaisia ohjaimia, kuten jalkapolkimet ja käsitallentimet. Perinteiset sanelut sallivat vain äänen tai tekstin, mutta digitaaliset sanelut voivat hyväksyä digitaalisia liitetiedostoja. Useimmat ammattilaiset jakavat saneluja muiden ammattilaisten kanssa, joten ominaisuuksien jakaminen voi auttaa virtaviivaistamaan tätä prosessia. On tavallista tehdä virheitä sanellessasi, joten saumaton editori auttaa korjaamaan nämä ongelmat.
Jotta käyttäjät voivat aloittaa ja lopettaa sanelun, useimmat transkriptiojärjestelmäohjelmat tarjoavat ohjaimen, mutta on monia erilaisia ohjaimia. Yleisimpiä ovat kädessä pidettävät laitteet, polkimet ja kuulokkeet. Käyttäjien tulisi harkita työolojaan ja sitä, mikä ohjain olisi turvallisin ja kätevin käyttää. Esimerkiksi kädessä pidettävät laitteet ovat hyviä käyttäjille, jotka istuvat pöydän ääressä, jalkapolkimet ovat hyviä käyttäjille, joilla on usein aineita käsissään tai joilla ei usein ole käsiä, ja kuulokkeet ovat hyviä liikkuville käyttäjille.
Tiedoston liittäminen saneluun voi olla hyödyllistä joillekin ammattilaisille. Toisin kuin perinteinen sanelu, joka tarjoaa vain ääntä tai tekstiä, tämän avulla käyttäjät voivat jakaa kuvia, tekstiasiakirjoja ja muita tiedostoja, jotka auttavat selittämään tai selventämään sanelua. Samaan aikaan käyttäjät, jotka tarvitsevat vain äänen transkriptiojärjestelmää, voivat säästää rahaa, jos eivät saa tätä ominaisuutta.
Monien ammattilaisten, mukaan lukien lakimiehet, lääkärit ja tutkijat, on tavallista jakaa saneluja muiden saman projektin parissa työskentelevien ihmisten kanssa. Jos tämä on tarpeen, käyttäjien tulee valita transkriptiojärjestelmä, joka mahdollistaa helpon jakamisen. Yhteisiä ominaisuuksia, jotka auttavat jakamista, ovat mahdollisuus lähettää saneluja sähköpostitse ja mahdollisuus lähettää saneluja verkkosivustoille.
Vaikka useimmat käyttäjät yrittävät välttää niitä, virheitä tapahtuu usein sanelun aikana. Jotta nämä virheet eivät häiritsisi sanelun laatua, saumaton muokkausominaisuus voi auttaa. Tämän avulla käyttäjät voivat korjata virheet aiheuttamatta huomattavaa eroa äänessä, jolloin tuntuu siltä, ettei virheitä ole tapahtunut. On olemassa sekä muokkaustyökaluja, joita voidaan käyttää sanelun päätyttyä, että lennossa olevia muokkaustyökaluja, joiden avulla käyttäjät voivat kelata taaksepäin ja muuttaa sanelua. Muokkaustyökalut ovat tyypillisesti vakiovarusteita, mutta jotkin transkriptiojärjestelmäohjelmat voivat tarjota niitä vain järjestelmän premium -versioilla.