Yrityksen pöytäkirjat ovat dokumentoituja muistiinpanoja asioista, joista keskustellaan jonkinlaisessa liiketapaamisessa. Tämäntyyppiset kokouspöytäkirjat valmistetaan yleensä monenlaisiin tapahtumiin, kuten osakkeenomistajien ja johtajien kokouksiin. Tämäntyyppiset yritystiedot tarkistetaan yleensä ja niitä muutetaan tarvittaessa myöhemmissä kokouksissa, ja niistä tulee osa pysyviä asiakirjoja, joita useimmat yritykset ylläpitävät.
Yrityksen pöytäkirjaan voidaan sisällyttää laaja valikoima tietoja. Tyypillisesti yksityiskohdat keskittyvät tallentamaan tarkasti keskustelut eri aiheista, jotka liittyvät liiketoimintaan. Yleisiä esimerkkejä yhtiöpöytäkirjoissa olevista rivikohdista ovat liiketoimintasuunnitelmien ja -menettelyjen käsittely, hyväksyminen tai muuttaminen, uusien toimihenkilöiden valinta ja tunnustaminen yhtiössä sekä päätökset osakkeiden liikkeeseenlaskusta tai myymisestä. Jopa sellaiset asiat, kuten työntekijöiden etuuspakettien uudelleenjärjestely tai yrityksen myynnin tai sulauttamisen ajatus, voidaan keskustella kokouksessa ja dokumentoida viralliseen pöytäkirjaan.
Monilla lainkäyttöalueilla yritykset ovat lain mukaan velvollisia pitämään yrityksen pöytäkirjat tietyntyyppisistä kokoontumisista, kuten osakkeenomistajien tai johtajien kokouksista, joissa vaalit järjestetään. Vaikka paikalliset lait eivät edellytä pöytäkirjojen pitämistä tietyntyyppisissä yhtiökokouksissa, monet yritykset haluavat tehdä niin keinona luoda jatkuva historia yrityksestä ja varmistaa, että keskeiset aiheet ja keskustelut ovat saatavilla viitteinä tulevina päivinä . Koska yhtiöpöytäkirjat katsotaan usein hyväksyttäviksi tuomioistuimen istunnoissa, on erittäin tärkeää varmistaa, että pöytäkirjat ovat oikeat ja että kokoukseen osallistuvat hyväksyvät ne.
Yrityksen pöytäkirjan laatimiseen on useita erilaisia lähestymistapoja. Yksi lähestymistapa sisältää henkilön, joka on koulutettu nauhoittajaksi tekemään muistiinpanoja todellisen kokouksen aikana. Yleisemmin tänään kokous tallennetaan tavalliseen äänen tallennuslaitteistoon, mikä mahdollistaa tekstiasiakirjan laatimisen myöhemmin. Jotkut yritykset sisällyttävät jopa visuaalisia tietoja pöytäkirjaan, kuten osakkeenomistajille näytettävän diaesityksen sisällyttämisen, tekstin ja visuaalisten apuvälineiden yhdistämisen, jotta kokouksen tapahtumista saadaan täydellisempi historia.
Kummallakin lähestymistavalla laaditaan virallinen transkriptio ja jaetaan hallituksen jäsenille tai osakkeenomistajille tarkasteltavaksi. Seuraavassa kokouksessa yhtiöpöytäkirja tarkistetaan ja sitä muutetaan tarvittaessa. Varsinainen tarkastelu- ja muutosprosessi voi olla hieman rento, vaikka ei ole epätavallista, että jotkut yritykset käyttävät parlamentaarisia menettelyjä, kuten Robertin työjärjestyksen kaltaisissa teoksissa, tunnustamaan, harkitsemaan ja lopulta hyväksymään tai hylkäämään muutosehdotukset. tai tarkistuksia ehdotetun pöytäkirjan tarkistamisen aikana. Kun osallistujat ovat yhtä mieltä siitä, että pöytäkirjat ovat täydelliset ja tarkat, ne hyväksytään ja niistä tulee osa yrityksen virallisia asiakirjoja.