Ehdotuksilla voi olla tärkeä rooli organisaatiossa. Suuret kysymykset, kuten rahoitus tai politiikan muutos, voitetaan tai menetetään usein niitä käsittelevien ehdotusten perusteella. Tämä tarkoittaa, että ehdotusten kirjoittaminen on usein välttämätöntä. Ne, joille on määrätty tehtävä, voivat lisätä ehdotuksensa tehokkuutta harkitsemalla yleisöanalyysin, vakuuttamisen ja esityksen menetelmiä.
Yleisöanalyysi on menetelmä, jota monet ihmiset erehtyvät huomiotta. Ehdotuksen tulisi olla hyvin kohdennettu asiakirja. Tämä saattaa tuntua vaikealta, kun yleisö koostuu useista ihmisistä, mutta kirjoittajan tulisi yrittää saada mahdollisimman tarkka arvio. Jotta arviointi olisi tarkka, kirjoittajan tulisi ymmärtää yleisön huolenaiheet. Tämän avulla kirjoittaja voi tehokkaasti esittää tietoja varauksia vastaan ja korostaa myyntipisteitä.
Vakuutus on yksi ehdotusten kirjoittamisen ensisijaisista työkaluista. Siksi kirjailijan tulisi kiinnittää paljon huomiota vakuutusmenetelmiinsä. Koska ehdotusten kirjoittaminen on yleensä rohkaisevaa toimintaa, ehdotuksen tulisi ohjata yleisö kyseisen toiminnan suuntaan. Jotta tällainen asiakirja olisi tehokas, sen on saatava yleisö tuntemaan, että kirjoittaja on antanut heille oikean vastauksen. Jos ehdotus jättää yleisön tuntemaan, ettei kirjoittaja halua painostaa heidän mielipiteitään, asiakirja ei ole täyttänyt tarkoitustaan.
Kirjoittaja ei halua, että ehdotusta pidetään myrkyllisenä myyntivaltina. Näin voi tapahtua, jos yleisö kokee, että kirjoittaja yrittää kiiltoa aiheeseen joko keskittymällä ehdotetun ajatuksen pinnallisiin hyötyihin tai jättämällä tarkoituksellisesti huomiotta mahdolliset huolenaiheet. Ehdotuksen kirjoittajalla tulee olla perusteelliset tiedot ehdotetusta ideasta. Kun on näkökohtia, joita voitaisiin pitää haittoina, on usein parasta käsitellä niitä suoraan.
Ehdotusten kirjoittaminen vaatii myös selkeyttä. On muistettava, että monissa tapauksissa ehdotukset tarjoavat ratkaisuja yleisöille, jotka eivät tiedä tarpeestaan. Tämä tarkoittaa, että tehokas ehdotus vaatii usein kuvauksen ongelmasta tai alueesta, jota voidaan parantaa. Jos tätä ei tehdä selkeästi ja perusteellisesti, ehdotettua ajatusta voidaan pitää kevytmielisenä tai sitä voidaan viivyttää.
Jotkut kirjoittajat tekevät myös virheen yrittäessään käyttää pituutta hyväkseen. Tarpeettoman pitkällä ehdotuksella voi olla vaikutuksia, jotka ovat päinvastaisia kuin mitä oli tarkoitus. Jos kaikki tiedot on esitetty selkeästi ja älykkäästi, eikä ole mitään kirjoitettavaa, on parasta kirjoittaa enempää.