Ehdotukset ovat yritysasiakirjoja, joita käytetään tavallisesti yhteen kahdesta tarkoituksesta. Usein ehdotus valmistellaan vastauksena mahdollisen asiakkaan kyselyyn. Muina aikoina asiakirja laaditaan liikeidean esittämiseksi henkilölle, joka pystyy tarjoamaan rahoitusta tai muuta tukea. Molemmissa tapauksissa on olemassa ehdotusohjeiden perusjoukko, joka lisää aina mahdollisuuksia saada positiivinen vastaus asiakirjaan.
Kun potentiaalinen asiakas on lähettänyt muodollisen tarjouspyynnön tai RFP: n, suuri osa työstä on jo tehty etukäteen. RFP kertoo sinulle, mitä tietoja ehdotukseen on sisällytettävä, ennen kuin se otetaan huomioon. Monissa tapauksissa RFP myös määrää, miten tiedot esitetään ja järjestetään. Tekstin ja termien käyttäminen tarjouspyynnössä helpottaa huomattavasti ehdotusmallin suunnittelua, joka tekee vaikutuksen vastaanottajalle ja lisää mahdollisuuksiasi ansaita yritys.
Ehdotusohjeet edellyttävät myös, että pidät ehdotuksesi tekstin selkeänä ja täsmällisenä. Haluat saada tärkeimmät ehdotusideat mahdollisimman suoraksi. Tämä minimoi mahdollisuudet, että valmiin ehdotusmuodon lukijat menettävät kiinnostuksensa puolivälissä ja siirtyvät kilpailusi esittämään ehdotukseen. Vältä slangin tai teknisten termejen käyttöä, ellei RFP: hen sisältyvät ehdotusohjeet salli nimenomaan tämän tyyppistä sananlaskua.
Selkeyden ohella oikea oikeinkirjoitus ja välimerkit ovat erittäin tärkeitä ehdotuksen onnistumisen kannalta. Aivan liian usein muuten loistava ehdotus hylätään yksinkertaisesti siksi, että tekstin virheet vaikeuttavat lukemista. Ehdotusohjeet edellyttävät, että asiakirja tarkistetaan perusteellisesti oikeinkirjoitus- tai välimerkintöjen varalta ennen ehdotuksen lähettämistä.
Jos tarjouspyyntö ei määrittele elementtejä, kuten visuaalisten elementtien käyttöä tai otsikkosivun sisällyttämistä, yleiset ehdotusohjeet edellyttävät, että tämäntyyppiset lisäominaisuudet lisätään valmiiseen asiakirjaan. Leikekuvat, logot, taulukot ja muut kuvat auttavat hajottamaan tekstin karkean ilmeen ja virkistävät silmää asiakirjan lukemisen aikana. Käytä kuitenkin visuaalisia elementtejä harkiten. Niiden lisääminen ilman ilmeistä syytä vahingoittaa ehdotuksesi tehokkuutta, koska muut ihmettelevät, mitä yrität piilottaa kaiken liiallisen pukeutumisen taakse.
Ehdotuksen perusohjeiden noudattaminen parantaa huomattavasti valmiiden asiakirjojen mahdollisuuksia saavuttaa haluttu tavoite. Jos sinulle ei toimiteta virallista ehdotuspyyntöä eikä sinulla ole aavistustakaan mistä aloittaa, käytä esimerkkiehdotuksia saadaksesi yleisiä ideoita siitä, miten edetä. Pienellä harjoittelulla pystyt pian valmistelemaan ehdotuksen, joka on tarkka, luettava, hyvin organisoitu ja joka todennäköisesti auttaa sinua saavuttamaan etsimäsi liiketoiminnan tai tuen.