BPO -työkalut eivät ole niinkään fyysisiä esineitä kuin kolmannen osapuolen tarjoamia palveluita. Yritykset voivat ulkoistaa tietyt liiketoimintaprosessit kolmannelle osapuolelle, jolloin tämä yritys voi suorittaa toiminnon tiettyä maksua vastaan. Ensinnäkin BPO -työkalut voivat olla joko pysty- tai vaakasuuntaisia. Pystysuorat työkalut suorittavat toiminnan alusta loppuun; horisontaaliset työkalut täydentävät korreloivia toimintoja kahdesta eri toiminnasta. Yleisesti ulkoistettuja toimintoja voivat olla rekrytointi, myynti, hankinnat tai kirjanpito.
Yrityksen jokaisessa toiminnassa on tyypillisesti useita tehtäviä, jotka on järjestetty tiettyyn järjestykseen. Pystysuuntaiset BPO -työkalut hoitavat kaikki nämä yksittäiset tehtävät, jotta ne voivat suorittaa yrityksen toiminnan kokonaan. Esimerkiksi hankintatoiminnolla voi olla tehtäviä, kuten toimittajan tunnistaminen ja valinta, resurssien tarkastelu, tilausten tekeminen ja tavaroiden vastaanottaminen sekä maksu. Ulkoistamisyritys suorittaa kaikki nämä tehtävät osana vertikaalista ulkoistamisprosessia. Muissa toiminnoissa on vaiheita, jotka kuuluvat tällä tavalla, vaikka tehtävät liittyvät nimenomaan toimintaan.
Vaakasuuntaisten BPO -työkalujen avulla ulkoistava yritys voi työskennellä useiden toimintojen parissa tehtävien suorittamisen aikana. Kirjanpito on yleinen toiminta, joka tyypillisesti kuuluu horisontaaliseen BPO -prosessiin. Esimerkiksi myyntiosasto on usein vastuussa maksujen perimisestä asiakkailta. Hankintaosasto pyytää maksua tavarantoimittajille, jotka toimittavat tavaroita yritykselle. Kun ulkoistamisliiketoiminta hoitaa molemmat nämä tehtävät osana kirjanpitotoimintaa, se on horisontaalinen BPO.
Näiden BPO -työkalutyyppien ulkopuolella tietojen syöttäminen tai asiakaspalvelu on yleisin ulkoistettu toiminto. Tietojen syöttötoiminnot ovat tyypillisesti yleisiä tehtäviä, jotka edellyttävät ammattitaidottomia työntekijöitä. Yritykset voivat ulkoistaa nämä toiminnot säästääkseen aikaa, pääomaa ja vaivaa palkanlaskennan rakentamisessa ja työntekijöiden työskentelytilan ylläpitämisessä. Puhelinkeskuspalvelut ovat samanlainen tehtävä, joka on ulkoistettu samoista syistä. Ilman tekniikkaa, tiloja tai kykyä käsitellä suuria asiakasmääräyksiä tai -kyselyjä BPO -työkalut ovat oikea tapa edetä tätä toimintaa käsiteltäessä.
Kun yritys etsii ulkoistavia yrityksiä, BPO -työkalut tarjoavat erilaisia vaihtoehtoja. Yritys voi esimerkiksi valita ulkoisen kumppanin, joka on paikallinen tai kansainvälinen. Ulkoistavat yritykset voivat tarjota useita palveluita, kuten puhelu-, toteutus- ja postitusmainoksia. Yritykset voivat yhdistää palveluja yhden ulkoistavan yrityksen kanssa tai pyrkiä erottamaan toiminnot. Yleensä käytettävissä olevien työkalujen tutkiminen kestää jonkin aikaa ulkoistettaessa.