Toimitusaika koostuu kaikista vaiheista tai toiminnoista, jotka sisältyvät tuotteen tuottamisen tai palvelun suorittamisen kriittiseen polkuun. Vaiheet voidaan arvioida missä tahansa prosessin vaiheessa tilauksen tekemisestä sen toimitukseen. Erilaiset organisaatiot voivat käyttää eri elementtejä laskelmissaan. Monet organisaatiot pyrkivät lyhentämään läpimenoaikoja parantaakseen tehokkuutta ja alentaakseen kustannuksia.
Läpimenoajan määrittämisen yhteydessä kriittinen polku viittaa peräkkäisiin toimintoihin ilman väljyyttä. Nämä vaiheet eivät voi kestää suunniteltua kauemmin vaikuttamatta aikatauluun. Eri tuotteiden tai palveluiden toimitusajat lasketaan usein ohjelmistojen, kuten yrityksen resurssisuunnittelusovellusten (ERP) avulla, ja ne perustuvat organisaation toimittamiin tietoihin. Toimitusaikalaskelmat sisältävät usein turvakannan käytön ja toimintaan tarvittavan ajan.
Toimitusajan määrittämiseen käytetyt erityiset tekijät voivat vaihdella toimitettavan tuotteen tai palvelun tyypin mukaan. Esimerkiksi toimitusketjuyhtiö voi varastoida ja toimittaa tuotteita ja tarvikkeita. Tässä tapauksessa toimitusaika voi koostua ajasta, joka tarvitaan tuotetilausten tekemiseen, toimitukseen toimittajalta, tuotteiden vastaanottamiseen ja varastointiin, asiakkaiden tilausten käsittelyyn, tuotteiden noutamiseen sekä pakkaamiseen ja lähettämiseen asiakkaalle.
Valmistusyrityksille tuotannon läpimenoaika voi olla huomattavasti monimutkaisempi. Valmistusaika voi sisältää tilausten tekemisen, valmistusajan ja laadunvarmistuksen. Myös pakkaus- ja toimitusaika asiakkaalle voidaan lisätä.
Palveluyritykset lähettävät usein edustajia asiakassivustoon suorittamaan palvelua, kuten laitteiden korjausta. Tämän tyyppisille yrityksille läpimenoaika voi sisältää asiakkaan tilauksen tekemiseen, huoltoedustajan ajoittamiseen ja palvelun suorittamiseen tarvittavan ajan. Laskelmat voivat ottaa huomioon aiemmin suunnitellut tehtävät ja matkustusajan asiakkaan sivustolle.
Lyhennysajan lyhentäminen tarjoaa useita etuja. Yritykset, jotka varastoivat varastoja, voivat alentaa kustannuksia, koska organisaatio voi sitouttaa vähemmän pääomaa varaston rahoittamiseen. Pienempi varasto auttaa myös suojaamaan organisaatiota menetyksen, vahingoittumisen tai vanhentumisen riskeiltä. Palveluyritykset voivat käyttää palveluhenkilöstöään tehokkaammin, jolloin ne voivat kasvattaa voittomarginaaliaan. Organisaatio, joka on lyhentänyt läpimenoaikaa, pystyy myös paremmin sopeutumaan muuttuviin asiakastarpeisiin ja vastaamaan hätäpyyntöihin.
Organisaatiot yrittävät saada näitä etuja analysoimalla prosessejaan mahdollisuuksia lyhentää sykliaikaa. He voivat myös löytää tarpeettomia toimintoja, jotka voidaan poistaa. Lyhentämällä toimitusaikoja organisaatiot voivat keskittyä ylläpitämään toimintoja, jotka tuovat lisäarvoa asiakkailleen.