Asiakirjan transkriptio muuntaa paperiset asiakirjat muokattavaksi digitaaliseksi muotoksi. Tämä voidaan tehdä luettavuuden, digitaalisiin tiedostoihin muuntamisen tai monien muiden syiden vuoksi. Yritykset ovat käytettävissä suorittamaan tämän tehtävän maksua vastaan, tai yritykset voivat hoitaa transkriptiotarpeensa sisäisesti. Tietyntyyppisten asiakirjojen käsittely voi edellyttää muuntamisprosessissa erityistä käsittelyä asiakirjan arkaluonteisuuden tai iän vuoksi. Näissä tilanteissa voi olla tarpeen käyttää erikoispalvelua.
Tämä prosessi voidaan suorittaa useilla tavoilla. Jotkut yritykset skannaavat asiakirjoja ja käyttävät ohjelmaa tulostettujen tietojen muuntamiseen digitaaliseen muotoon. Teknikko tarkistaa koneen transkription virheiden korjaamiseksi. Näitä voivat olla merkkien vaihtaminen tai korvaaminen, siirretyt kentät ja muut mahdolliset ongelmat. Tietokoneohjelma voi ehkä oppia korjauksista ja soveltaa sitä tuleviin asiakirjojen transkriptiotöihin virheasteen vähentämiseksi.
Toinen vaihtoehto on manuaalinen transkriptio, jossa konekirjoittaja työskentelee alkuperäisestä asiakirjasta tai korkealaatuisesta faksista uuden digitaalisen kopion luomiseksi. Tämä voi olla tarpeen, kun asiakirjoissa on ahdas tai epätavallinen käsiala, jolla tietokoneella saattaa olla ongelmia, tai erikoismerkkejä, joita ei käytetä yleisesti. Esimerkiksi englanninkieliset historialliset asiakirjat voivat sisältää useita merkkejä, joita ei käytetä nykyaikaisessa englannissa ja joiden tietokoneella olisi vaikeuksia tulkita.
Historialliset asiakirjat voivat vaatia erityistä huolellisuutta, koska kopioijat haluavat välttää alkuperäisen vahingoittumisen. Skannaus ja vastaavat toimet voivat altistaa paperit ultraviolettivalolle, ja ne on suoritettava varoen alkuperäisen eheyden säilyttämiseksi. Transkription tekijöiden on myös pidettävä kädet puhtaina ja he voivat käyttää käsineitä käsitellessään materiaalia. Digitointi asiakirjojen transkription avulla voi tehdä historiallisista tietueista paremmin tutkijoiden ja suuren yleisön saatavilla; laitos voisi esimerkiksi ladata historiallisia kirjeitä verkkosivuilleen kaikille kiinnostuneille.
Hallituksen paperityöt voidaan allekirjoittaa. Tämä voi sisältää historiallisia tietueita, kuten vanhoja väestötietoja, sekä uudempia asiakirjoja, joita ei ole saatavilla digitoidussa muodossa. Tietojen arkaluonteisuuden vuoksi voi olla tarpeen käyttää hyväksyttyä transkriptoijaa, jotta varmistetaan, että asiakirjoja ei muuteta, kun ne syötetään digitaalisessa muodossa. Ihmiset, jotka aikovat käyttää kotimaansa digitoituja asiakirjoja esimerkiksi kansalaisuushakemuksiin, saattavat haluta kysyä valtion virkamieheltä toimenpiteistä, jotka on toteutettava asiakirjan transkription vahvistamiseksi.