Tehtävienhallintasuunnitelman kirjoittaminen sisältää tavoitteiden asettamisen, prioriteettien luetteloinnin, aikatauluttamisen ja vaihtoehtoisten suunnitelmien laatimisen odottamattomien häiriöiden ratkaisemiseksi. Suunnitelman jokainen osa -alue on määriteltävä selkeästi, jotta saadaan suunnitelma toimista määräaikojen noudattamiseksi ja määrätyn työn suorittamiseksi. Tehtävienhallintasuunnitelma voi sisältää dokumentoinnin edistymisestä projektin jokaisessa vaiheessa arvioidakseen, saavutetaanko tavoitteet. Sen pitäisi myös määrittää tarvittavat resurssit ja mahdollistaa raportointi tuloksista.
Ensimmäisessä vaiheessa tehtävänhallintasuunnitelman kirjoittamisessa määritellään huomiota vaativa työ. Se asettaa myös aikataulut kullekin tehtävälle päivä, viikko tai kuukausi. Suunnitelman tavoitteita asettavassa osassa kuvataan, mitkä työt tulisi suorittaa kunkin ajanjakson aikana. Tämä odotusten luettelo saattaa sisältää osion asioista, jotka voivat häiritä määräaikoja ja kuinka nämä ongelmat voidaan käsitellä.
Prioriteettiluettelo pitää projektin yleensä järjestyksessä ja antaa työntekijöille tavan määrittää tehtävät, jotka tarvitsevat välitöntä huomiota. Kiireelliset tehtävät määrittelevät työn, joka on hoidettava välittömästi, kuten puheluiden käsittely ja saapuvat vierailijat. Tärkeitä tehtäviä voivat olla esimerkiksi tulevan kokouksen tai esityksen suunnittelu, joka vaikuttaa yritykseen. Kiireellisinä ja tärkeinä pidettyjä työpaikkoja saattaa syntyä kriisitilanteessa. Merkityksettömiä tehtäviä ovat tyypillisesti työkavereiden luona käyminen tai henkilökohtaisten asioiden hoitaminen töissä.
Kunkin tehtävän ajoittaminen edustaa tehtävänhallintasuunnitelman kirjoittamista. Aikataulut tulisi luoda jokaiselle projektin loppuun saattamiseen tarvittavalle työlle. Näiden aikataulujen tulisi olla realistisia ja ottaa huomioon käytettävissä olevat taloudelliset ja henkilöresurssit. Resurssit voivat vaihdella projektikohtaisesti budjettirajoitusten rajoissa. Tehtävienhallintasuunnitelman tulisi analysoida tarvittavat resurssit ja määrittää, onko yritys valmis investoimaan resursseihin määräaikojen noudattamiseksi.
Varasuunnitelmia voidaan laatia odottamattomien ongelmien ratkaisemiseksi. Tehtävienhallintasuunnitelmissa tulisi olla vaihtoehtoisia strategioita odottamattomien tapahtumien käsittelemiseksi. Nämä vaihtoehtoiset suunnitelmat valmistavat työntekijöitä käsittelemään ongelmat nopeasti ilman tarvetta määritellä uudelleen tavoitteita tai asettaa uusia prioriteetteja.
Kun tehtävänhallintasuunnitelma on kirjoitettu, se tulee jakaa kollegoille, jotka työskentelevät yhdessä projektin parissa. Jos suunnitelma vaatii työpaikkojen siirtämistä eri työtovereille tai organisaation eri osastoille, nämä asiat voidaan selvittää keskustelemalla suunnitelmasta. Tämä prosessi varmistaa, että kaikki työskentelevät samasta suunnitelmasta tavoitteiden saavuttamiseksi.
Viimeinen vaihe tehtävien hallintasuunnitelman valmistelussa sisältää menetelmän edistymisen seuraamiseksi, etenkin suurissa projekteissa, jotka on jaettu osatehtäviin. Seuraamalla edistymistä esimiehet saattavat tunnistaa alueita, jotka tarvitsevat enemmän resursseja työn pitämiseksi raiteillaan. He voivat myös löytää heikkoja alueita osastojen tai työntekijöiden mukaan, joissa työ jää jumiin.