Paras tapa valita tehtävienhallinnan ilmaisohjelma on löytää verkkosivusto, jossa tarkastellaan tällaisia ilmaisohjelmia, ja tarkistaa kunkin sovelluksen tiedot. On olemassa tehtävienhallinnan ilmaissovelluksia, jotka on suunniteltu käytettäväksi akateemisessa ympäristössä ja jotka todennäköisesti toimivat parhaiten opiskelijoille tai opettajille. Jotkin sovellukset on suunniteltu ihmisille, joilla on suuri määrä pieniä tehtäviä suoritettavana tai tehtäviä suoritettavana koko päivän. Vielä muut tehtävienhallinnan ilmaisohjelmat on suunniteltu erityisesti niille, jotka työskentelevät ammatti- tai johtotehtävissä. On olemassa hyviä tehtävienhallinnan ilmaisohjelmia, jotka sopivat melkein mihin tahansa elämäntapaan tai aikatauluun. Joku, jolla on yksinkertainen aikataulu, tarvitsee vain yksinkertaisen ohjelman, kun taas toiset, joilla on monimutkaisempi aikataulu, saattavat haluta ohjelman, jolla on tiettyyn ammattiin tai aikatauluun soveltuvia ominaisuuksia.
Yksi ensimmäisistä asioista, jotka on päätettävä tiettyä tehtävienhallinnan ilmaisohjelmaa päätettäessä, on sovelluksen lopullinen käyttö ja toiminta. Paremmat tehtävienhallintasovellukset tai -ohjelmat voidaan räätälöidä useisiin tilanteisiin sopivaksi, joten paras tapa on ladata muutama ja kokeilla kutakin niistä muutaman päivän ajan nähdäksesi, miten se sopii tiettyyn aikatauluun. Helppokäyttöisyys tulee olemaan useimpien ihmisten ensisijainen tavoite, joten yksinkertaisemmat ohjelmat, joissa on vähemmän ominaisuuksia, voivat olla paras paikka aloittaa. Pääsääntöisesti tehtävienhallintaohjelmistolla, jolla on paljon toimintoja ja ominaisuuksia, on korkeampi oppimiskäyrä ja sen hallitseminen vaatii enemmän aikaa.
Joillakin tehtävienhallintaohjelmilla on enemmän matematiikkaan liittyviä toimintoja sekä ominaisuuksia, jotka auttavat ratkaisemaan tietyntyyppisiä yhtälöitä, piirtämään kaavioita ja luomaan perusteellisen analyysin tietyistä funktioista. Ihmisille, joilla on aikaherkkä ammatti, kuten laki, mainonta tai muu työ, joka vaatii tiukan aikataulun noudattamista, tehtävienhallintajärjestelmät, jotka keskittyvät todellisten määräaikojen noudattamiseen tai aikataulun pitämiseen, toimivat parhaiten. Jotkut ammatit keskittyvät projektinhallintaan ja tiettyjen kriittisten vertailuarvojen tai viitearvojen täyttämiseen viikkojen, kuukausien tai jopa pidempien ajanjaksojen aikana ja edellyttävät tehtävienhallintajärjestelmää, joka seuraa edistymistä, seuraa työnkulkua ja ilmoittaa tarvittaville osapuolille. Ne, jotka työskentelevät osana tiimiä, haluavat harkita tehtävienhallintatyökaluja, jotka voivat käsitellä tiedostojen jakamista ja suurta määrää käyttäjiä sekä hallita tietoja ja koordinoida monia erilaisia jaettuja tehtäviä ja aikatauluja.
Viimeinen asia, joka on otettava huomioon, on verkkopohjaisen tehtävienhallintajärjestelmän edut. Vaikka tehtävien ja aikataulujen hallitsemisesta suljetussa verkossa tai jopa yhdellä tietokoneella on etuja, online -tehtävienhallintatyökalujen käytöstä ja käytöstä on myös monia etuja. Ensinnäkin, jos ohjelma on vain yhden käyttäjän tietokoneella ja tietokone on vaurioitunut, varastettu tai kadonnut, kaikki siihen tietokoneeseen tallennetut tiedot ovat kadonneet. Jos ohjelma tai ohjelmisto sijaitsee etäpalvelimen palvelimella, tehtävienhallintatietoja voidaan käyttää mistä tahansa tietokoneesta mistä tahansa sijainnista ilman tietojen menettämistä tai vioittumista. Online -tehtävienhallintaohjelmisto mahdollistaa myös useiden käyttäjien pääsyn samaan tehtävienhallintaohjelmaan ja tehtävien tai aikataulujen tietojen jakamiseen vapaasti säilyttäen samalla kunkin käyttäjän yksityiset tiedot.