Erilaiset työnkulun tehtävät on järjestetty projektin vaiheen mukaan. Työnkulun tehtävät järjestetään tyypillisesti sen mukaan, mitä projektille on tehtävä, mukaan lukien suunnittelu, tietojen vahvistus, toteutus, laadunvalvonta sekä testaus ja valmistuminen. Projektinhallintaohjelmisto auttaa tunnistamaan, missä vaiheessa projekti on, mitkä tehtävät on suoritettava, kuka on vastuussa tietyistä työnkulun tehtävistä ja miten kanavanvaihto tapahtuu.
Suunnittelu ja esittely ovat yleensä ensimmäinen työnkulun tehtävä. Kun projekti on alkuvaiheessaan, kerätään tietoja sen parametrien ja halutun tuloksen määrittämiseksi. Teknisiä tietoja ja vaihtoehtoja tutkitaan tässä vaiheessa. Esimerkiksi puhe- ja datapuhelinlinjojen myynti.
Tässä skenaariossa tilinpäällikkö tai myyntiedustaja selvittää yhdessä asiakkaan kanssa, millaista palvelua hän mahdollisesti etsii. Myyntiedustaja neuvottelee sitten tietyntyyppisistä asiakkaan tarpeisiin sopivista tuotetyypeistä ja laatii tietolomakkeen näiden eritelmien kanssa. Tilauksesta tulee projekti, joka luovutetaan palvelu- ja toteutustiimille, joka tarkistaa tiedot ja käsittelee pyynnön tekniset näkökohdat.
Työnkulun tehtävien toista vaihetta kutsutaan joskus tietojen vahvistukseksi tai määrittelyksi. Projektipyynnöt tutkitaan sen varmistamiseksi, että ne ovat yrityksen ohjeiden mukaisia ja toteuttamisvaatimuksia. Jos esimerkiksi asiakas pyytää palvelua, joka ei ole saatavilla hänen alueellaan, projekti ei voi mennä läpi. Joissakin projekteissa asiakkaiden yhteystiedot ja laskutustiedot voidaan tarkistaa käyttöönottoprosessin helpottamiseksi, mikä voi sisältää kolmansien osapuolten toimittajien yhteistyötä.
Toteutus sisältää työskentelyn eri osastojen ja yksittäisten yhteyshenkilöiden kanssa, jotka ovat vastuussa projektin eri yksityiskohdista. Tässä vaiheessa suoritetaan tyypillisesti seuranta sen varmistamiseksi, että välitavoitteet saavutetaan. Eskalaatiota ja vianmääritystä saattaa olla tarpeen eri osapuolten välillä, jotta voidaan ratkaista ongelmat, jotka saattavat estää projektia.
Toinen työnkulun tyyppi on testaus ja laadunvalvonta. Hankkeen yksityiskohtien valmistuttua tehdään usein testejä sen varmistamiseksi, että kaikki on kunnossa. Esimerkissä äänipuhelinlinjasta, kun palvelu on asennettu, asiakas ja myyjät testaavat linjaa varmistaakseen, että se toimii määritetyn mukaisesti.
Projektin valmistumisvaihetta pidetään myös työnkulun tehtävänä. Tänä aikana voidaan kirjoittaa raportteja sekä analyysi siitä, mikä meni hyvin. Parannusehdotuksia voidaan tehdä myös valmistumisen aikana. Projekti merkitään yleensä valmiiksi, kun se on läpäissyt onnistuneen testauksen.